Antiriciclaggio per Agenzie Immobiliari

L’identificazione Antiriciclaggio va fatta per ogni soggetto. Quindi se ad esempio ci sono 2 soggetti venditori, andranno fatte 2 pratiche, ovvero un’identificazione per ogni venditore.

Facciamo 3 esempi su casi più particolari, analizzandoli nel dettaglio.

Ad esempio prendiamo il caso in cui siamo in presenza di 5 eredi che rilasciano un Incarico di Vendita in Agenzia.

Caso 1: tutti e 5 gli eredi firmano l’Incarico, ovvero l’Incarico viene intestato a tutti e 5 gli eredi. In questo caso andrà fatta un’identificazione per ogni erede. DokiCasa ha semplificato la compilazione dei Moduli Antiriciclaggio per questa casistica, dando la possibilità di creare la prima pratica dove viene identificato il primo Cliente (nell’esempio, uno degli eredi) e per le successive cliccare sul tasto “DUPLICA” in modo che la pratica venga copia-incollata anche per i successivi eredi. Una volta duplicata la pratica è possibile andare ad aggiornare le informazioni, tra cui i dati anagrafici dei successivi eredi.

Caso 2: dei 5 eredi, solamente 2 firmano l’Incarico di vendita e vengono identificati in Agenzia. Quindi i 2 eredi hanno ricevuto incarico dagli altri 3 per la vendita dell’immobile. In questo caso l’Antiriciclaggio andrà fatto unicamente per i 2 eredi cui è intestato l’incarico di vendita. Anche in questo caso, come nel caso 1, DokiCasa permette una compilazione più rapida, identificando il primo erede e successivamente clicca sul tasto “DUPLICA” in modo che la pratica venga copia-incollata anche per il secondo erede.

Caso 3: i 5 eredi nominano un Delegato esterno che si occuperà della gestione della vendita dell’immobile. In questo caso è necessario identificare il Delegato esterno e farsi fornire copia della Procura, per poterla archiviare insieme ai Moduli Antiriciclaggio prodotti. Anche per questo caso, compilando i moduli antiriciclaggio con DokiCasa, sarà la Piattaforma a guidarvi ad una compilazione corretta.

Allo stesso modo, ipotizzando una variante di questo caso specifico dove tutti gli eredi firmano l’Incarico e, ad esempio, qualora 1 dei 5 eredi abbia nominato un Delegato esterno e gli altri 4 agiscano per proprio conto, la compilazione dei moduli antiriciclaggio andrà fatta nella seguente modalità: identificazione del Delegato esterno, con riferimento all’eredo che ha fornito Delega e in aggiunta identificazione degli altri 4 eredi.

In ultimo, ricordiamo che al termine di ogni compilazione antiriciclaggio è presente un campo “dati aggiuntivi” dove è possibile aggiungere note particolari ed informazioni specifiche sulla Pratica. Ovviamente il consiglio, in caso di dubbi, domande o casi particolari, è quello di richiedere una Consulenza ai Professionisti di DokiCasa.

Facciamo un esempio: abbiamo una pratica Antiriciclaggio per il venditore Mario Rossi, identificato in sede di rilascio dell’incarico di Vendita. All’interno della pratica, oltre ai dati anagrafici del Venditore, vengono inseriti anche i dati catastali dell’immobile (e il suo indirizzo) o gli estremi del terreno oggetto dell’operazione. Questi dati (dati anagrafici venditore, dati immobile e/o terreno) vengono salvati all’interno della Piattaforma e potranno un domani essere filtrati.

Quindi, qualora successivamente si facesse un’altra pratica Antiriciclaggio all’interno della stessa operazione, ad esempio identificando il proponente Giuseppe Verdi, in sede di proposta, gli identificativi dell’immobile e/o terreno dell’operazione rimarranno i medesimi.

Pertanto sarà possibile filtrare in Piattaforma i dati, inserendo, ad esempio l’indirizzo dell’immobile, i dati catastali o il nome della Pratica e automaticamente verranno filtrate tutte le Pratiche relative l’indirizzo dell’immobile, i dati catastali, di fatto “filtrando” ed unificando le pratiche Antiriciclaggio, anche se compilate in momenti diversi.

DokiCasa si avvale di Professionisti specializzati per ogni servizio erogato. Oltre alla possibilità di poter usufruire del servizio, infatti, DokiCasa offre assistenza e consulenza. Inoltre, i moduli antiriciclaggio vengono costantemente aggiornati, per poterti permettere di essere sempre a norma.

La verifica Antiriciclaggio, in caso di Procura, va fatta su chi ha emesso Procura, in quanto il Procuratore segue (o dovrebbe seguire) le indicazioni ricevute. A tutela dell’Agenzia e dei Consulenti immobiliari è fortemente consigliato che la verifica vada fatta anche sul Procuratore. In ogni caso andranno comunque raccolti i Documenti di Identità del Procuratore ed andrà indicato, nella produzione dei Moduli, che c’è una Procura.

Per i soggetti venditori/proprietari degli immobili la Verifica Antiriciclaggio deve essere fatta a partire dall’acquisizione dell’immobile, sia in caso di Incarichi scritti che verbali. La normativa prevede 30 giorni di tempo per raccogliere la documentazione e produrre e firmare il fascicolo antiriciclaggio.

La normativa Antiriciclaggio richiede di verificare anche la parte Acquirente, o potenziale tale, indicando il prezzo proposto o concordato tra le parti. In questa fase la verifica va fatta anche se non c’è stato scambio di denaro (come ad esempio in caso di proposta vincolata al mutuo o clausola sospensiva).

La creazione dei Moduli Antiriciclaggio è sempre relativa ad un soggetto e ad una specifica operazione. Pertanto andrà fatta una pratica Antiriciclaggio per ognuno dei soggetti coinvolti nell’operazione. Ad esempio il Venditore andrà identificato in fase di Incarico, il Proponente in fase di Proposta e così via. Successivamente, se si decide di archiviare la documentazione prodotta all’interno della Piattaforma di DokiCasa, andranno conservati i documenti firmati all’interno dello step2 (conservazione dei documenti).

Non è necessario, pertanto, per ogni fase dell’operazione (es: Incarico, Proposta, Preliminare…) aggiornare i documenti (e farli, quindi, nuovamente sottoscrivere…). Anche perché se si dovessero ogni volta aggiornare i documenti, andrebbero ogni volta fatti nuovamente sottoscrivere da tutte le parti. Bensì è sufficiente fare un’identificazione completa e corretto al momento del primo adempimento (es: Incarico nel caso del Venditore, Proposta nel caso del potenziale Acquirente). È necessario aggiornare i documenti e farli nuovamente firmare se, in una fase successiva a quella della prima identificazione, vi siano sostanziali modifiche circa i dati del cliente (es: il cliente, contrariamente a quanto affermato precedentemente, dichiara di essere politicamente esposto etc…) che comportino una variazione del rischio, ovvero tutti i dati richiesti per una corretta identificazione del cliente stesso. In tal caso andrà modificata la documentazione già precedentemente prodotta e sottoscritta, andrà quindi fatta nuovamente firmare e conservata a norma unitamente al fascicolo del cliente.

È importante ricordare che il servizio Antiriciclaggio di DokiCasa si compone di una prima fase di supporto alla compilazione dei documenti (step1) e di una successiva, una volta firmati i documenti, relativa alla conservazione a norma degli stessi (step2). Ogni aggiornamento documentale dell’operazione che non comporta una modifica o integrazione della documentazione già precedentemente sottoscritta nello step1, può essere integrata nello step di conservazione dei Documenti (step2).

La verifica antiriciclaggio va sempre effettuata “per cliente” e per operazione. Nel caso in cui vi sia la vendita, da parte dello stesso cliente, di più immobili, in tal caso:

• se la vendita avviene all’interno della stessa operazione (es: Venditore che rilascia Incarico di vendita per più immobili), la verifica va fatta una volta ed i dati dell’operazione (es: valore dell’operazione) vanno inseriti complessivamente
• se, ad esempio, la vendita avviene in 2 operazioni differenti (es: Mario Rossi acquista un immobile e dopo 3 mesi ne acquista un altro, generando 2 operazioni differenti) allora andranno fatte 2 identificazioni separate

In caso di Affitto, l’obbligo di Antiriciclaggio è stato ridotto ai soli casi di canone mensile superiore ai 10.000€, ma se si è instaurato un rapporto Continuativo con il Cliente (con il quale l’Agenzia ha gestito o deve gestire più operazioni, oppure gestisce diversi immobili o conti correnti per le transazioni dei canoni), oppure qualora ci fosse un chiaro rischio di riciclaggio, un allora la verifica del Cliente rimane necessaria. L’adeguata verifica rimane d’obbligo nel caso di locazione per qualsiasi canone, in caso di persona giuridica.

In caso di Consulenza (es: stima, perizia, cessione attività), rimane l’obbligo di antiriciclaggio nei confronti del Cliente, ricordando che l’Agenzia Immobiliare è tenuta alla verifica del Cliente ogni volta che l’operazione ha importo maggiore di 15.000€ (anche in differenti transazioni). È bene specificare che qualora la prestazione consulenziale del Professionista sia unicamente la verifica di eventuali “pendenze” sull’immobile o una raccolta documentale (es: planimetria, visure catastali o ipotecarie, atti etc…), trattandosi di una verifica e non di una transazione, questa prestazione verrebbe esclusa dall’antiriciclaggio.

Persone politicamente esposte: le persone fisiche che occupano o hanno cessato di occupare da meno di un anno importanti cariche pubbliche, nonché’ i loro familiari e coloro che con i predetti soggetti intrattengono notoriamente stretti legami.

Per la corretta identificazione del cliente è necessario il documento di identità e il codice fiscale, se il cliente è una persona giuridica è necessaria la visura e il documento di identità e il codice fiscale dell’esecutore. Se questi non sono presenti nel fascicolo del cliente, questo sarà incompleto (e potenzialmente soggetto a sanzione). Si può permettere l’integrazione successiva della documentazione, entro le tempistiche corrette.

In caso di pratica sospetta è possibile richiedere assistenza all’interno dell’Area Personale DokiCasa e verrà fornita direttamente in risposta alla richiesta di assistenza, la procedura per la segnalazione alle autorità competenti ed assistenza telefonica in caso di dubbi o criticità.

Il titolare effettivo è la persona fisica per conto della quale viene realizzata un’operazione. Nel caso di un’entità giuridica, si tratta di una persona fisica (o più persone). La non individuazione del titolare effettivo può essere un indicatore di rischio, secondo quanto previsto dalla normativa antiriciclaggio. In caso di Società di Capitali è necessario identificare chiunque abbia più del 25% di quote. Qualora nessun socio abbia più del 25% di quote, va identificato colui che ha la carica per esercitare il controllo sulla Società, altrimenti, in mancanza, chi di fatto esercita il controllo effettivo.

No. Fa fede la data presente all’interno del documento sottoscritto e caricato per la conservazione.

I Documenti possono essere firmati dalle parti sia direttamente sul PDF, purché con una firma valida, sia firmati in originale e poi scansionati.

No, la normativa non richiede nessun fascicolo riepilogativo delle identificazioni.

Si, tramite la Piattaforma di DokiCasa è possibile archiviare i Documenti firmati, ma comunque è sempre consigliato mantenere anche un archivio cartaceo.

No, la normativa prevede l’obbligo di verifica su White e Black List solo per soggetti vigilati da Banca di Italia, tra cui non rientrano gli Agenti Immobiliari.

Nel caso in cui, quando si identifica una Società, sia presente più di un Legale Rappresentante, è possibile inserire i dati degli altri Legali Rappresentanti nel campo note/integrazioni all’interno del form di compilazione.

Il tasto “Duplica” è uno strumento molto utile che semplifica significativamente il processo di compilazione dei moduli antiriciclaggio per gli utenti della piattaforma DokiCasa. Permette di copiare una pratica precedentemente creata e quindi di utilizzarla come base per nuove pratiche con dati simili. Questo è particolarmente vantaggioso nei casi in cui ci sono più persone (come gli eredi in un’eredità o come 2 fratelli o coniugi) che necessitano di un trattamento simile nei moduli. Una volta duplicata la pratica è possibile aggiornare ed integrare i dati al suo interno.