Privacy GDPR per Agenzie Immobiliari

DokiCasa propone tre distinti servizi nel campo della privacy:

Privacy Documenti GDPR: Si occupa della creazione di documenti necessari per una sola volta, indispensabili per l’adeguamento al Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR). Questo servizio include:

1. Registro dei Trattamenti: Un documento per registrare tutte le operazioni di trattamento dati che avvengono all’interno dell’agenzia, che deve essere conservato insieme agli altri documenti dell’agenzia.
2. Guida sulle buone norme privacy: Un manuale di riferimento per i dipendenti e i clienti dell’agenzia, per facilitare la comprensione e l’adozione delle norme sulla privacy.
3. Disclaimer: Un avviso legale da includere nei footer delle email aziendali.
4. Informativa Privacy: Nove diversi tipi di informative privacy per ogni categoria di referente, come ad esempio quelle destinate ai clienti, che possono essere consultate sul sito web dell’agenzia e collegate tramite un link unico inserito nelle firme delle email aziendali. Per quanto riguarda l’informativa per i clienti, è prassi che l’agenzia la faccia firmare per presa visione quando si completano determinate operazioni con il cliente, come la firma di documenti antiriciclaggio o di proposte contrattuali. È importante notare che non è obbligatorio ottenere una firma sui documenti informativi da parte di clienti, dipendenti o fornitori, a condizione che tali documenti siano disponibili e tracciabili, ad esempio tramite email o sul sito web.

Privacy Dipendenti e Collaboratori: Questo servizio è dedicato alla creazione di documentazione per ogni dipendente, socio lavoratore o collaboratore che opera in ogni agenzia. Include la documentazione riguardante l’uso degli strumenti forniti dall’agenzia e il trattamento dei dati personali. Il servizio è progettato per garantire che ogni singolo collaboratore riceva i documenti necessari per essere adeguatamente informato sul trattamento dei propri dati personali.

Privacy Consensi Clienti: Offre strumenti per raccogliere e gestire i consensi dei clienti per attività promozionali, come l’invio di newsletter, le chiamate telefoniche, la comunicazione di dati a terzi per scopi di profilazione e marketing, oltre alla profilazione diretta dei dati. È cruciale che il consenso sia espresso direttamente dai clienti, i quali non sono obbligati a firmare documenti per confermare tale consenso. È fondamentale ricordare che i clienti hanno il diritto di revocare il loro consenso in qualsiasi momento.

Questi servizi sono strutturati per assicurare che tutte le parti coinvolte siano correttamente informate e che l’agenzia operi in conformità con le normative vigenti sulla privacy.

Consulta la nostra Guida sulla Privacy.

L’Informativa Privacy da far firmare ai Clienti, viene fornita da DokiCasa tramite il servizio “Privacy Documenti GDPR“. E’ infatti una delle diverse informative fornite in quel servizio. Ricordiamo che, trattandosi di una Informativa, è necessario “renderla” ai propri clienti. Pertanto non è obbligatorio farla firmare. Ovviamente, spesso l’Informativa viene fatta firmare, a dimostrazione del fatto che sia stata resa.

Si, sia che si tratti di Agenzia, sia che si tratti di Agente autonomo con P.IVA (che può collaborare con Agenzia).

DokiCasa si avvale di Professionisti specializzati per ogni servizio erogato. Oltre alla possibilità di poter usufruire del servizio, infatti, DokiCasa offre assistenza e consulenza. Inoltre, i moduli ed i servizi vengono costantemente aggiornati.

È possibile delegare un esterno ad occuparsi del trattamento dei dati, e dunque nominarlo responsabile del trattamento, ma la titolarità rimane in capo a chi ha acquisito il dato. A quel punto, occorre però per norma seguire la catena di comunicazioni tra il titolare, i responsabili e tutti i sub-responsabili: il titolare deve essere in grado di capire in qualunque momento dove si trova il dato del cliente e di cancellarlo dietro richiesta del cliente.

Il Titolare del trattamento dei dati deve far sottoscrivere al cliente l’autorizzazione al trattamento dei dati, deve gestirla nel modo corretto, deve aver definito un modello organizzativo pratico in azienda per stabilire chi si occupa di che cosa, deve aver stabilito a priori quelle che sono le misure minime di sicurezza all’interno dell’agenzia immobiliare, oltre che aver nominato il collaboratore responsabile del trattamento fornendogli le informazioni per iscritto.

Nel caso in cui un agente immobiliare si trovasse a trattare i dati di un cliente trasferiti da parte di un’agenzia collaborativa, quest’ultima dovrà sottoporgli un contratto di responsabilità limitatamente a quello specifico cliente, o generico in caso di collaborazione continua. A quel punto, il responsabile del trattamento agirà su quel cliente o tramite gli autorizzati internamente alla propria agenzia, o direttamente, o tramite i sub-responsabili del trattamento. L’importante è che il titolare del trattamento venga informato dal responsabile del percorso dei dati personali trasmessi.

Quando si riceve invece un trasferimento di dati personali da parte di un portale di annunci immobiliari l’autorizzazione al trattamento dei dati è in capo al portale stesso, che ha acquisito in origine i dati ed è dunque il titolare del trattamento degli stessi. In questo caso, l’agente immobiliare può agire senza presentare alcun tipo di informativa ai clienti, ma è ovvio che dovrà trattare i dati ricevuti esclusivamente per le finalità per cui i dati gli sono stati trasmessi. Quando e se il lead ricevuto si trasforma in contatto e dunque potrebbe diventare un potenziale cliente, sarebbe opportuno fargli firmare anche la propria informativa. Attenzione però al caso inverso, ovvero quello in cui volessimo trasferire i contatti in nostro possesso a terzi, come dei colleghi, a procacciatori d’affari e collaboratori, ad MLS: bisogna tenere presente che in questo caso, per il passaggio dei contatti, è necessario che questi abbiano dato il proprio consenso al trasferimento dei propri dati a soggetti terzi. Dunque, occhio sempre alla finalità del trattamento!

Non c’è un monte ore stabilito. Si può parlare però della formazione alla quale gli Agenti Immobiliari si possono sottoporre per essere aggiornati in materia. Il consiglio è quello di dedicare tutto il tempo necessario per essere aggiornati relativamente agli adempimenti burocratici in tema di privacy.

No, non è necessario.