Firma Elettronica per Contratti e Documenti Immobiliari
Sottoscrizione con valore legale per Locazione e Compravendita
Come Funziona la Firma Elettronica
La Firma Elettronica permette di velocizzare la sottoscrizione di un Contratto di Locazione o Compravendita a distanza ed in totale sicurezza: scopri come funziona e quali sono le tipologie di firma.
Tipologie di Firma Elettronica per l'ambito immobiliare
Tutte le firme elettroniche sono legalmente vincolanti, ma all’aumentare del loro livello, si ottiene una sicurezza e valore legale incrementale.
La Firma Elettronica Semplice (FES) nella sua forma base non richiede standard di sicurezza complessi per quanto riguarda il riconoscimento del firmatario. Infatti, solitamente, per aumentare il livello di sicurezza della firma dei documenti, il Documento viene firmato un codice OTP, garantendo così una doppia identificazione del firmatario. In questo caso si parla di di Firma Elettronica Semplice con codice OTP.
La Firma Elettronica Avanzata (FEA) fornisce un’identificazione forte del firmatario ed una maggior protezione in caso di controversia, proponendo una verifica dell’identità del firmatario tramite un software che verifica i documenti di identità, in aggiunta dell’inserimento di un codice OTP.
Per una firma elettronica con un livello di sicurezza massimo, di pari valore alla firma autografa (fatta a mano), è possibile utilizzare la Firma Elettronica Qualificata (FEQ).
Firma Elettronica Semplice
La Firma Elettronica Semplice permette la sottoscrizione di un Documento con un semplice click, ed è ideale per la documentazione di routine o basso rischio, come ad esempio: Documenti interni, Informative e Policy, Atti privati.
Firma Elettronica Semplice con codice OTP
La Firma Elettronica Semplice con codice OTP è la tipologia di firma consigliata per i Documenti e Contratti Immobiliari, il Firmatario infatti sottoscrive il Documento dopo essersi autenticato via mail ed aver ricevuto il codice SMS (OTP) sulla mail fornita. Questa tipologia di Firma è ideale per Pre-contratti, Preventivi e Scritture Private.
Firma Elettronica Avanzata
La Firma Elettronica Avanzata, in aggiunta all’autenticazione con il codice OTP, che avviene tramite Cellulare, permette una verifica immediata dei Documenti di Identità del Firmatario. E’ ideale per garantire un livello di sicurezza maggiore, permettendo di sottoscrivere in totale sicurezza i seguenti Documenti: Contratti di Affitto, Contratti di Compravendita.
Firma Elettronica Qualificata
La Firma Elettronica Qualificata, è la firma elettronica con il livello di sicurezza più elevato, siccome prevede una verifica forte dell’identità del firmatario, che avviene tramite un sistema di crittografia asimmetrica, che ne certifica l’autenticità.
Vantaggi della Firma Elettronica
La firma elettronica permette alle imprese di finalizzare il processo di dematerializzazione: dalla produzione alla firma, all’archiviazione dei documenti. La Firma Elettronica permette il risparmio di spazio e tempo e di aumentare ulteriormente la loro produttività.
Legalità della Firma Elettronica
Le firme apposte elettronicamente sono vincolanti cosi come lo è una normale firma. Sono riconosciute dalla legge dell’Unione Europea tramite la regolamentazione eIDAS.
Possono essere inseriti diversi firmatari e possono essere inserite più sottoscrizioni all’interno del Documento.
Differenza tra la Firma Elettronica e la scansione di un Documento
La firma scansionata si ottiene attraverso una procedura di scansione di un documento cartaceo firmato precedentemente a mano e successivamente convertito in formato digitale. Questa tipologia di firma non ha alcun valore legale, difatti:
- non è possibile verificare l’identità del firmatario
- non è possibile dimostrare il consenso agli obblighi derivanti dal documento
In assenza di prove, la firma scansionata è considerata come una copia e non come una firma autentica! Inoltre, la scansione di un Documento con firma autografa non rientra in alcun quadro normativo.
Documenti e Contratti immobiliari: come firmarli
Firma di un Contratto di Locazione da remoto
E’ possibile sottoscrivere con Firma Elettronica Semplice con codice OTP tutte le tipologie di Contratti di Locazione ossia: contratti a canone concordato, contratti a canone libero, i contratti per stanza singola, in caso di gestione affitti a studenti o lavoratori.
Firma di un Contratto di Compravendita a distanza
E’ possibile sottoscrivere con Firma Elettronica Semplice OTP tutte le tipologie di Contratti di Compravendita (ad eccezione di quelli specificati nell’articolo 1350 del Codice Civile). Nel caso in cui si volesse sottoscrivere il Contratto con una firma più sicura, è possibile utilizzare la Firma Elettronica Avanzata (FEA).
Firma di un Documento Immobiliare online (es: scrittura privata)
E’ possibile sottoscrivere con Firma Elettronica semplice con codice OTP tutte le tipologie di Documenti e Scritture Private relazionate con il mondo immobiliare.
Perché scegliere la Firma Elettronica di DokiCasa
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Risparmi tempo e soldi, in totale sicurezza
Ci vogliono meno di 2 minuti per firmare un Documento a distanza, con la massima garanzia
Più persone firmano lo stesso Documento
Inviamo una mail a tutti i Firmatari con il Documento da sottoscrivere, nessun dispositivo da installare
La firma rispetta gli standard di Sicurezza
La Firma Elettronica rispetta gli standard ETSI ed eIDAS sull'identificazione dei Firmatari
Informazioni sulla Firma Elettronica
Quale firma utilizzare per gli atti da registrare all’Agenzia delle Entrate
La scelta della firma elettronica va fatta con attenzione, valutando tre aspetti: giuridico, fiscale e pratico.
I quattro tipi di firma elettronica
Il Regolamento europeo eIDAS e il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) prevedono livelli di firma diversi, con valore legale crescente:
- Firma elettronica semplice (FES): qualsiasi dato elettronico usato per firmare, per esempio un clic o una spunta. In caso di contestazione il suo valore è valutato liberamente dal giudice.
- Firma elettronica con OTP: si aggiunge un codice temporaneo inviato via SMS o e-mail. A seconda di come è costruito il processo può essere una firma semplice o avanzata.
- Firma elettronica avanzata (FEA): identifica chi firma, è collegata in modo univoco alla persona, è sotto il suo controllo esclusivo e rende visibile qualsiasi modifica fatta al documento dopo la firma. Ha il valore di una scrittura privata (art. 2702 c.c.).
- Firma elettronica qualificata (FEQ) e firma digitale: sono FEA che in più si basano su un certificato qualificato rilasciato da un prestatore autorizzato e su un dispositivo di firma qualificato. Hanno lo stesso valore della firma autografa e si presumono riconducibili al titolare, salvo prova contraria.
DokiCasa si affida a Yousign, prestatore di servizi fiduciari qualificato secondo il Regolamento eIDAS, e gestisce queste tipologie di firma all’interno della propria piattaforma.
Quando serve la firma qualificata o digitale
È la legge a stabilirlo (art. 21, comma 2-bis del CAD). Gli atti indicati all’art. 1350, nn. 1-12 del Codice civile, se redatti come documento informatico, devono essere firmati con firma elettronica qualificata o firma digitale, a pena di nullità. Tra questi ci sono:
- i contratti che trasferiscono la proprietà di beni immobili;
- i contratti che costituiscono o modificano diritti reali sugli immobili;
- le locazioni di immobili di durata superiore a nove anni;
- gli atti di divisione di beni immobili.
L’art. 1351 c.c. stabilisce inoltre che il contratto preliminare è nullo se non è fatto nella stessa forma prevista per il definitivo. Ne deriva che i preliminari di compravendita immobiliare firmati in digitale devono essere sottoscritti con firma qualificata o firma digitale. Una firma avanzata (FEA), con OTP o semplice non basta: il contratto è nullo, anche se si può dimostrare con certezza chi lo ha firmato.
Per gli altri atti che la legge richiede per iscritto (art. 1350, n. 13 c.c.) serve almeno una firma elettronica avanzata.
L’aspetto fiscale: l’Agenzia delle Entrate registra comunque
Con la Risoluzione n. 23/E dell’8 aprile 2021, confermata dalla consulenza giuridica n. 14 del 27 ottobre 2021, l’Agenzia delle Entrate ha chiarito che la nullità dell’atto non esonera dall’obbligo di registrarlo e di pagare l’imposta (art. 38 del DPR 131/1986). L’Agenzia non verifica se la firma usata è quella giusta: registra l’atto e incassa l’imposta.
Attenzione: una registrazione andata a buon fine non rende valido il contratto. Se un preliminare firmato con una firma non idonea viene dichiarato nullo:
- il vizio è considerato imputabile alle parti, quindi le imposte pagate non vengono restituite;
- il preliminare non può essere trascritto nei registri immobiliari.
I privati, con l’aiuto delle agenzie immobiliari che li assistono, devono quindi scegliere la firma corretta prima di firmare.
La registrazione telematica
Dal 7 marzo 2023 l’Agenzia delle Entrate consente di registrare online i contratti preliminari di compravendita tramite il modello RAP, già disponibile dal dicembre 2022 per i contratti di comodato.
Molti contratti vengono ancora firmati a mano, scansionati e caricati per la registrazione. È bene sapere che un documento scansionato è una copia informatica, non l’originale firmato. Ha un valore probatorio inferiore rispetto a un documento firmato direttamente in digitale con una firma idonea.
Sul tema DokiCasa ha presentato un’istanza agli uffici dell’Agenzia delle Entrate: vedi l’interpello.
Quale firma per quale documento
Atto definitivo e atti che trasferiscono diritti reali
Per l’atto definitivo di compravendita e per gli atti che trasferiscono o costituiscono diritti reali su immobili, la firma elettronica qualificata (FEQ) o la firma digitale è sempre necessaria.
Preliminare di compravendita
Il Codice civile prevede che il preliminare abbia la stessa forma del definitivo. Per questo, in teoria, anche il preliminare firmato in digitale andrebbe sottoscritto con firma qualificata o digitale. Nella pratica, però, la firma elettronica avanzata e la firma con OTP sono ampiamente utilizzate anche per i preliminari:
- l’Agenzia delle Entrate li registra regolarmente (Risoluzione 23/E/2021);
- un’eventuale nullità può essere accertata solo da un giudice;
- la firma avanzata permette di dimostrare con facilità chi ha firmato e quando.
Spetta quindi alle parti, con il supporto dell’agenzia immobiliare, valutare quale firma usare. Chi vuole la massima tutela, per esempio in vista della trascrizione del preliminare, può scegliere la firma qualificata, disponibile sulla piattaforma DokiCasa.
Incarichi, locazioni e documenti di uso quotidiano
Per incarichi di mediazione, locazioni fino a nove anni, comodati e documenti tra privati e aziende, la firma elettronica avanzata o con OTP è lo strumento più semplice e veloce.
Il processo di firma DokiCasa
DokiCasa ha sviluppato un processo di firma, in costante aggiornamento, che guida l’utente a scegliere la firma più adatta al documento da sottoscrivere, bilanciando aspetti giuridici, fiscali e pratici.
Certificazioni della Firma Elettronica
Si, potrai verificarlo cliccando sulla firma nel PDF che viene firmato. Puoi trovare informazioni sul Certificato di Firma cliccando su questo link. Inoltre potrai verificare i Certificato di Firma Elettronica, il Certificato Qualificato per la Firma Elettronica, il Certificato di Sigillo Elettronico, il Certificato Qualificato pe ril Sigillo Elettronico e la Marca Temporale Qualificata. Informazioni sul regolamento di firma eIDAS.
Tipologia PAdES della Firma Elettronica
La firma elettronica PAdES (PDF Advanced Electronic Signature) è un formato specifico per documenti in PDF, che incorpora la firma direttamente nel file, mantenendone nome, formato ed estensione originali. Grazie alla conformità agli standard ETSI TS 102 778 e ISO 32000-1, garantisce validità legale, sicurezza e integrità del documento in tutta l’Unione Europea.
DokiCasa, grazie alla certificazione di un ente accreditato, utilizza il formato PAdES per offrire firme elettroniche sicure e legalmente riconosciute. I documenti firmati con DokiCasa possono essere verificati facilmente con lettori PDF comuni, come Adobe Acrobat Reader, senza necessità di software aggiuntivi. Questa soluzione assicura semplicità, protezione dei dati e totale compatibilità per ogni esigenza professionale e amministrativa.
Sigillo elettronico: cos'è e come funziona
Il sigillo è uno strumento che ha lo scopo di garantire l’origine, l’autenticità e l’integrità dei documenti informatici, per intenderci il sigillo elettronico è la versione informatica del comune timbro su carta. Mentre la firma digitale viene apposta da una persona fisica, il sigillo elettronico afferisce a una persona giuridica, ovvero un organismo composto da più persone. Può quindi essere utilizzato da più di un individuo di un’azienda, sempre che questi siano dotati dei permessi di utilizzo. Il sigillo elettronico si puo’ utilizzare in diversi ambiti, ovviamente unicamente in sistemi informatici, per dimostrare la provenienza dei dati e l’integrità del documento informatico. Il sigillo si usa quindi quando si vuole attribuire la paternità di un documento ad un’azienda od organismo. I casi d’uso più frequenti sono: Documenti; Fotografie, Disegni; Progetti; Documentazione commerciale (brochure); Cartelle cliniche e referti; Ricevute dei sistemi di PEC; Processi di protocollazione; Ambito sanitario; Autenticazione di beni digitali dell’azienda (software) Scansioni; Autenticazione di beni digitali; Fatture elettroniche.
Firma in formato P7M per i Comuni
Attualmente, non supportiamo la conversione o la generazione di file in formato CAdES (.p7m). Il formato .p7m incapsula il documento originale in una busta crittografica, alterandone l’estensione e richiedendo software specifici per la visualizzazione, motivo per cui i nostri sistemi si focalizzano sullo standard PAdES, che è pienamente riconosciuto a livello europeo secondo il regolamento eIDAS.
Se i comuni con cui i clienti interagiscono richiedono specificamente il formato .p7m, purtroppo non sarà possibile fornirlo direttamente tramite DokiCasa. Tuttavia, la maggior parte delle pubbliche amministrazioni accetta anche il formato PAdES (PDF firmato), in quanto legalmente equivalente.In teoria, il cliente potrebbe utilizzare software di terze parti per convertire il PDF firmato in un file .p7m (formato CAdES). Tuttavia, sconsigliamo vivamente questa pratica per i seguenti motivi legati alla validità legale:
Integrità del documento: La firma elettronica di DokiCasa genera un’impronta alfanumerica (hash) specifica per il file PDF originale. Qualsiasi operazione di conversione o “incapsulamento” successiva altera la struttura del file.
Rischio di invalidazione: Se il file viene modificato dopo l’apposizione della firma, l’hash non corrisponderà più a quello registrato nel certificato e nell’Audit Trail. Questo potrebbe far apparire il documento come “alterato” o “danneggiato” durante una verifica, invalidando di fatto la firma apposta.
Audit Trail: Il nostro dossier di prova (Audit Trail) è collegato univocamente al documento PDF generato dal nostro sistema. Una versione convertita non avrebbe un riscontro tecnico diretto con le prove raccolte durante il processo di firma su Yousign.
Per garantire la piena validità legale del documento, è fondamentale che esso venga conservato e trasmesso nel suo formato originale PDF (PAdES), così come scaricato dalla nostra piattaforma.
Marcatura temporale sui documenti
Le firme apposte al Documento includono data, ora, dispositivo, luogo, identità autenticata e sono memorizzati in un dossier di prova con marcatura temporale.
Aggiunta di campi testo a documenti già firmati
Se a un documento firmato viene aggiunto qualsiasi altro elemento diverso da un’altra firma (anche un semplice campo di testo o una sola lettera), esso comprometterebbe l’integritá della firma originaria e la renderebbe NON valida. Pertanto non è possibile.
Conservazione dei documenti firmati
Per il servizio di Firma Elettronica abbiamo stipulato una partnership con “Yousign”, ente certificato a livello europeo, che provvede anche alla conservazione secondo la normativa. Inoltre, all’interno dell’Area Personale è presente un backup per i Documenti firmati ed uno stato di avanzamento firma per i Documenti ancora “in attesa di firma”.
Disconoscibilità della Firma Elettronica Semplice
Ogni firma può essere disconosciuta dal Firmatario, anche quella tradizionale (con presenza fisica). Secondo il regolamento eIDAS, a una firma elettronica semplice (FES) non possono essere negati gli effetti giuridici e l’ammissibilità come prova in procedimenti giudiziali per il solo motivo della sua forma elettronica o perché non soddisfa i requisiti per firme elettroniche qualificate. In aggiunta, con l’ulteriore controllo della firma tramite OTP sarà molto difficile provare, qualora la firma venisse disconosciuta, di non aver firmato il Documento grazie al doppio controllo (mail e cellulare).
Errori Adobe sulla firma
In caso di firma avanzata, si specifica che Adobe non ha un contratto commerciale con Yousign o con altri competitor, dunque non inserisce il Suo certificato eIDAS nei certificati da loro approvati. Tuttavia, vi ricordo che che Adobe non ha nessun valore o potere legale, in quanto a confermare la validitá della firma non é una lista di partner di Adobe, ma la certificazione eIDAS ottenuta dopo regolari audit. Adobe conosce bene Yousign, come si può vedere da questo articolo: https://helpx.adobe.com/fr/document-cloud/kb/european-union-trust-lists.html. Per questi motivi, Adobe non è in grado di esprimersi sulla validità della firma. Tuttavia, nella misura in cui la firma elettronica avanzata è stata prodotta in conformità alle nostre politiche di certificazione, confermiamo che le firme prodotte tramite Yousign sono valide e legalmente riconosciute.
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Domande Frequenti Firma Elettronica
I miei clienti non riescono a firmare con la FEA
Nel caso in cui non si riuscisse a firmare il Documento con la Firma Elettronica Avanzata in fase di caricamento del Documento, i motivi possono essere diversi:
- Il nome e cognome inserito in fase di configurazione della firma non corrisponde con quello inserito nel Documento di Identità (bisogna fare attenzione ad eventuali apostrofi o lettere non inserite per errore)
- Il documento caricato dal firmatario non è corretto (sono accettati Carta di Identità Elettronica, Passaporto, Permesso di soggiorno)
- Il documento caricato dal firmatario è in bassa qualità
- Il documento caricato dal firmatario non è più in corso di validità, ossia è scaduto
Si prega pertanto di verificare questi requisiti.
Come opzione alternativa, è possibile procedere con una Firma Elettronica con OTP, dove non vi è un controllo dei Documenti di Identità.
E’ possibile modificare Nome e Cognome a posteriori, in caso di FEA?
Nel momento in cui il firmatario riceve la richiesta di firma, deve confermare che i suoi dati siano corretti o meno. Nel momento in cui non segnala nessun errore e prosegue con la firma e la verifica dell’identità, non si possono più modificare i suoi dati. Differentemente, in caso di “non conferma”, i dati possono essere modificati.
I firmatari non ricevono la mail con il codice OTP
Se il firmatario sottoscrive il Documento con Firma Elettronica con OTP, bisogna innanzitutto verificare che la mail inserita sia corretta e che il firmatario, dopo aver visionato il Documento, stia effettivamente cliccando sul tastino “Firma” all’interno della pagina. Se i passaggi sono stati seguiti correttamente e la mail con il codice OTP non dovesse arrivare, è necessario verificare che la mail non sia finita in spam o che il firmatario non abbia la casella elettronica piena. Dopo aver fatto queste ulteriori verifiche, qualora il problema non fosse ancora risolto, è necessario contattare il servizio di assistenza di DokiCasa, inviando una mail a servizi@dokicasa.it specificando esattamente l’indirizzo mail del firmatario che non riceve il codice OTP.
Se il firmatario sottoscrive il Documento con Firma Elettronica Avanzata, bisognerà seguire gli stessi passaggi specificati per la Firma Elettronica con OPT, ricordandosi che, prima di ricevere il Codice OTP, il firmatario dovrà caricare il suo Documento di Identità. Anche in questo caso, qualora il problema non fosse risolto dopo tutte le verifiche, è necessario contattare il servizio di assistenza di DokiCasa, inviando una mail a servizi@dokicasa.it specificando esattamente l’indirizzo mail del firmatario che non riceve il codice OTP.
E’ possibile firmare elettronicamente un documento in più fasi?
Si, è possibile, ma attenzione: chi firma il Documento già precedentemente potrà esclusivamente farlo senza aggiungere alcuna modifica al documento già precedentemente firmato.
Quali Documenti non possono essere firmati elettronicamente?
L’articolo 1350 del Codice Civile limita l’uso della firma elettronica e/o firma digitale per alcuni documenti che richiedono un processo notarile o note scritte a mano, nello specifico: Contratti di acquisto o trasferimento di proprietà immobiliari o qualsiasi modifica ad essi correlata e risoluzioni di accordo relativi alle controversie sul trasferimento di proprietà immobiliari, oppure Contratti di locazione con una durata superiore a 9 anni.
Che cosa è la Firma Elettronica Qualificata (FEQ)?
La Firma Elettronica Qualificata (FEQ) è “una firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato per firme elettroniche. Questa firma rappresenta il livello più alto della sicurezza per una firma elettronica, ha la stessa equivalenza della firma autografa in quanto garantisce un riconoscimento di identità forte del firmatario che la utilizza e un valore legale certo del documento firmato.
Posso firmare un Documento con la mia Firma Digitale personale?
Si certo, ma attenzione: la firma elettronica DokiCasa è diversa dalla firma digitale. La firma digitale impone che ogni firmatario ponga la propria firma nel documento, separatamente (è una firma personale). Mentre la nostra firma elettronica permette di sottoscrivere uno o più documenti contemporaneamente da uno o più firmatari, tramite codice OTP, a distanza e in un unica pratica.
Che cosa è la “Firma Digitale”?
La Firma Digitale è una particolare tipologia di Firma Elettronica Qualificata (FEQ).
Ho firmato correttamente i Documenti ma non vedo la firma
Se non si visualizzano le firme all’interno del Documento firmato, nessun problema, la firma è comunque valida. Infatti, qualora in fase di richiesta del servizio non siano state posizionate le firme correttamente all’interno del Documento, la procedura di firma sarà allo stesso modo valida. È importante aprire il Documento firmato con un lettore PDF autorizzato, dove sarà possibile avere i dettagli circa la validità della firma. È anche possibile scaricare la prova della firma, per ciascun firmatario, all’interno dell’area personale.
I Firmatari non ricevono la mail per firmare il Documento
Se hai selezionato la funzione “Ci pensa DokiCasa” ed i Firmatari non ricevono alcuna mail per la sottoscrizione del Documento è sicuramente perché:
- la mail è finita in spam o nella cartella “promozioni” (il più probabile)
- oppure la mail inserita in fase di creazione della pratica è errata
Fortunatamente in entrambe i casi, è possibile by-passare il problema con i seguenti passi:
- entra nell’Area Personale DokiCasa, sezione “Firme Digitali”
- apri la pratica di Firma Elettronica cliccando su “Dettagli”
- Per ogni Firmatario troverai il bottone “copia link di firma”, che è possibile inviare autonomamente ai firmatari (via Whatsapp, mail o come preferisci)
E’ possibile firmare lo stesso Documento con 2 tipi di Firma Elettronica differenti?
Firmare un documento con due tipi di firma elettronica differenti (es: un Firmatario sottoscrive con FEA, l’altro con FES) è possibile legalmente e giuridicamente perché il valore legale della firma in sé è dato dalla validità del dossier di prova associato a ciascun firmatario e del certificato elettronico di firma allegato al documento. Quindi l’importante è che la firma (sia FES che FEA) sia effettuata correttamente a livello di procedura e con un prestatario legalmente valido.
Il campo della firma non si può modificare nella grandezza?
Relativamente alla grandezza del “blocco firma” ci sono 2 opzioni:
- per firme con tanti firmatari non inserire il blocco firma all’interno del documento (la firma è ugualmente valida, semplicemente non appare lo “schizzo” nel documento)
- modificare il Documento da sottoscrivere, ove possibile, lasciando più spazio
Ho fatto una FEA (firma elettronica avanzata) ma la firma risulta disconosciuta
E’ importante verificare di aprire il documento firmato elettronicamente con un lettore PDF ufficiale e riconosciuto.
Se la firma appare come VALIDITA’ sconosciuta è del tutto normale perché alcuni lettori (Acrobat Reader, ad esempio) non riconosce questo certificato.
Tuttavia, nella misura in cui la tua firma elettronica avanzata è stata apposta in conformità con le nostre politiche di certificazione, confermiamo che le firme effettuate tramite Yousign sono valide e legalmente riconosciute.
Il servizio di firma elettronica permette il riconoscimento su numero di cellulare straniero?
Si, è possibile procedere con numero di telefono di qualsiasi nazione.
Se si firma un Documento digitalmente e poi si stampa, la firma è valida? Si vede nel cartaceo?
Se la firma è elettronica, i certificati di firma si vedranno nel documento PDF.
Per la stampa è possibile stampare il Documento firmato elettronicamente ed appariranno le sigle di firma, in aggiunta è possibile stampare anche i vari dossieri di prova della firma, per ognuno dei firmatari.
Lo stesso firmatario può firmare due volte in due momenti diversi con due mail diverse?
In linea di massima non è possibile che un Firmatario possa firmare due volte, con due mail diverse. Infatti la firma è univoca ed è strettamente collegata alla mail del Firmatario, pertanto non sarà possibile inserire due volte la stessa mail. Nel caso in cui sia necessario optare per una doppia firma da parte di uno stesso Firmatario, in due momenti diversi, vi forniamo uno “stratagemma”. Facciamo un esempio: sono un’Agenzia e devo far firmare una Proposta di Acquisto ad un mio cliente. Ho necessità, all’interno della stessa pratica di far firmare il Documento, in un ordine preciso e nello specifico a Mario Rossi (proponente), Giuseppe Verdi (proprietario che riceve la proposta e che con la firma la accetta) e nuovamente Mario Rossi (proponente per presa visione dell’accettazione). In questo caso potrò inserire le mail di Mario Rossi e Giuseppe Verdi e potrò inserire nuovamente la mail di Mario Rossi che è mariorossi@gmail.comc con un alias, esempio: mariorossi+1@gmail.com. In questo caso il codice OTP verrà inviato sempre alla mail di Mario Rossi, ma il sistema permette l’inserimento di due mail scritte diversamente.
La firma FEQ in quale formato è?
Difatti, potrà notare che quando si apre le proprietá del documento su dei lettori di pdf (ad esempio Adobe), comparirà un check verde e la dicitura PAdES-LT.
Dove posso trovare la prova dell’avvenuta firma FEA?
L’elemento probatorio principale è l’Audit Trail (o dossier di prova).
Si tratta di un documento PDF generato automaticamente per ogni firmatario, contenente la cronologia tecnica completa del processo di firma.
È disponibile in piattaforma ogni volta che un firmatario completa la firma.
Posso scaricare la copia del documento di identità del firmatario?
Per motivi di sicurezza e protezione dei dati personali (GDPR), il provider non consente il download della copia fisica o della scansione del documento di identità caricato dal firmatario.
Tuttavia, l’Audit Trail certifica che la verifica del documento (inclusa la zona MRZ) è avvenuta con esito positivo.
Quali informazioni tecniche contiene l’Audit Trail?
L’Audit Trail include log dettagliati, tra cui:
Indirizzo IP del firmatario
Metodo di autenticazione utilizzato (es. codice SMS OTP)
ID univoci del documento
Certificato nominativo associato alla firma
Il provider genera inoltre un certificato che collega formalmente la firma alla persona fisica.
Qual è il valore legale dell’Audit Trail?
L’Audit Trail ha valore probatorio in caso di contestazione.
Contiene un codice identificativo univoco che collega il firmatario al documento sottoscritto e garantisce l’integrità del processo.
I dati sono archiviati presso un prestatore di servizi fiduciari qualificato.
Come viene garantito il collegamento tra firmatario e firma?
Il processo di autenticazione tramite codice SMS (OTP) garantisce il “legame unico” tra firmatario e firma, come richiesto dal Regolamento eIDAS per la Firma Elettronica.
L’accesso al dispositivo mobile associato al numero registrato costituisce prova materiale della volontà del firmatario di sottoscrivere il documento.
La Firma Elettronica Avanzata (FEA) è conforme al regolamento europeo?
Sì.
La procedura adottata rispetta i requisiti previsti dal Regolamento eIDAS in materia di Firma Elettronica, garantendo:
Identificazione del firmatario
Integrità del documento
Tracciabilità del processo
Non ripudio della firma
10.000+
Pratiche mensili
50.000+
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