Antiriciclaggio per Agenzie Immobiliari

L’identificazione Antiriciclaggio va fatta per ogni soggetto. Quindi se ad esempio ci sono 2 soggetti venditori, andranno fatte 2 pratiche, ovvero un’identificazione per ogni venditore.

Facciamo 3 esempi su casi più particolari, analizzandoli nel dettaglio.

Ad esempio prendiamo il caso in cui siamo in presenza di 5 eredi che rilasciano un Incarico di Vendita in Agenzia.

Caso 1: tutti e 5 gli eredi firmano l’Incarico, ovvero l’Incarico viene intestato a tutti e 5 gli eredi e tutti e 5 gli eredi si presentano in Agenzia. In questo caso andrà fatta un’identificazione per ogni erede. DokiCasa ha semplificato la compilazione dei Moduli Antiriciclaggio per questa casistica, dando la possibilità di creare la prima pratica dove viene identificato il primo Cliente (nell’esempio, uno degli eredi) e per le successive cliccare sul tasto “DUPLICA” in modo che la pratica venga copia-incollata anche per i successivi eredi. Una volta duplicata la pratica è possibile andare ad aggiornare le informazioni, tra cui i dati anagrafici dei successivi eredi.

Caso 2: dei 5 eredi, solamente 2 firmano l’Incarico di vendita e vengono identificati in Agenzia. Quindi i 2 eredi hanno ricevuto incarico dagli altri 3 per la vendita dell’immobile. In questo caso l’Antiriciclaggio andrà fatto unicamente per i 2 eredi cui è intestato l’incarico di vendita. Anche in questo caso, come nel caso 1, DokiCasa permette una compilazione più rapida, identificando il primo erede e successivamente clicca sul tasto “DUPLICA” in modo che la pratica venga copia-incollata anche per il secondo erede. E’ consigliato comunque raccogliere i documenti di identità anche degli altri 3 eredi. L’identificazione degli altri 3 eredi, verrà effettuata dal Notaio in sede di Atto.

Caso 3: i 5 eredi nominano un Delegato esterno che si occuperà della gestione della vendita dell’immobile. In questo caso è necessario identificare il Delegato esterno e farsi fornire copia della Procura, per poterla archiviare insieme ai Moduli Antiriciclaggio prodotti. Anche per questo caso, compilando i moduli antiriciclaggio con DokiCasa, sarà la Piattaforma a guidarvi ad una compilazione corretta. E’ importante raccogliere i documenti di identità di tutti gli eredi.

In ultimo, ricordiamo che al termine di ogni compilazione antiriciclaggio è presente un campo “dati aggiuntivi” dove è possibile aggiungere note particolari ed informazioni specifiche sulla Pratica.

Ovviamente il consiglio, in caso di dubbi, domande o casi particolari, è quello di richiedere una Consulenza ai Professionisti di DokiCasa.

Attenzione: nel caso di identificazione del Cliente Compratore relativamente, ad esempio ad una Proposta o Preliminare, andrà anche identificato l’eventuale “ESTERNO PAGANTE”. Facciamo un esempio: Mario Rossi firma la Proposta e identifico Mario Rossi, poi successivamente in caso di Preliminare, l’immobile viene intestato (oppure pagato da) Francesco Verdi. In tal caso rimane valida l’identificazione di Mario Rossi, cui andrà aggiunta quella di Francesco Verdi o come “Compratore” o come “Esterno Pagante”:

Per i soggetti venditori/proprietari degli immobili la Verifica Antiriciclaggio deve essere fatta a partire dall’acquisizione dell’immobile, sia in caso di Incarichi scritti che verbali. Come “Prezzo Operazione” va indicato il prezzo dell’immobile cosi come previsto nell’Incarico. In caso di Incarico con più immobili, andrà indicato il prezzo di Incarico complessivo. La normativa prevede 30 giorni di tempo per raccogliere la documentazione e produrre e firmare il fascicolo antiriciclaggio.

Ovviamente il consiglio, in caso di dubbi, domande o casi particolari, è quello di richiedere una Consulenza ai Professionisti di DokiCasa.

La norma prevede l’applicazione di sanzioni amministrative pecuniarie nei seguenti casi:

• € 2.000 per violazioni degli obblighi di adeguata verifica del cliente, del titolare effettivo e dell’esecutore;
• Da € 2.500 a € 50.000 per violazioni gravi, ripetute, sistematiche o plurime.

Inosservanza degli obblighi di conservazione:

• € 2.000 per la tardiva o omessa conservazione di dati, documenti e informazioni;
• Da € 2.500 a € 50.000 per violazioni gravi, ripetute, sistematiche o plurime.

Inosservanza degli obblighi di segnalazione:

• € 3.000 per violazioni degli obblighi di segnalazione di operazioni sospette;
• Da € 30.000 a € 300.000 per violazioni gravi, ripetute, sistematiche e plurime, con possibilità di aumento fino al doppio dell’ammontare del vantaggio illecito (minimo € 450.000) o fino a € 1.000.000 se il vantaggio non è determinato o determinabile;
• Da € 5.000 a € 50.000 per violazioni degli obblighi di esecuzione al provvedimento di sospensione delle operazioni sospette disposto dall’UIF.

In caso di acquisto Usufrutto e Nuda Proprietà, l’identificazione Antiriciclaggio va fatta per ogni Soggetto.

All’interno del campo “Note”, si potrà inserire la specifica che un Cliente identificato acquisisce l’Usufrutto e l’altro Cliente la Nuda Proprietà.

Ovviamente il consiglio, in caso di dubbi, domande o casi particolari, è quello di richiedere una Consulenza ai Professionisti di DokiCasa.

Facciamo un esempio: abbiamo una pratica Antiriciclaggio per il venditore Mario Rossi, identificato in sede di rilascio dell’incarico di Vendita. All’interno della pratica, oltre ai dati anagrafici del Venditore, vengono inseriti anche i dati catastali dell’immobile (e il suo indirizzo) o gli estremi del terreno oggetto dell’operazione. Questi dati (dati anagrafici venditore, dati immobile e/o terreno) vengono salvati all’interno della Piattaforma e potranno un domani essere filtrati.
Quindi, qualora successivamente si facesse un’altra pratica Antiriciclaggio all’interno della stessa operazione, ad esempio identificando il proponente Giuseppe Verdi, in sede di proposta, gli identificativi dell’immobile e/o terreno dell’operazione rimarranno i medesimi.
Pertanto sarà possibile filtrare in Piattaforma i dati, inserendo, ad esempio l’indirizzo dell’immobile, i dati catastali o il nome della Pratica e automaticamente verranno filtrate tutte le Pratiche relative l’indirizzo dell’immobile, i dati catastali, di fatto “filtrando” ed unificando le pratiche Antiriciclaggio, anche se compilate in momenti diversi.
Come opzione aggiuntiva, all’interno di ogni pratica c’è la possibilità di scaricare lo storico, dove il sistema riconosce che l’immobile è il medesimo (se i dati sono stati inseriti correttamente) tra le differenti pratiche e quindi prepara un PDF con la lista delle pratiche antiriciclaggio completate per una determinata operazione, collegandole tra di loro.

Ovviamente il consiglio, in caso di dubbi, domande o casi particolari, è quello di richiedere una Consulenza ai Professionisti di DokiCasa.

La creazione dei Moduli Antiriciclaggio è sempre relativa ad un soggetto e ad una specifica operazione. Pertanto andrà fatta una pratica Antiriciclaggio per ognuno dei soggetti coinvolti nell’operazione. Ad esempio il Venditore andrà identificato in fase di Incarico, il Proponente in fase di Proposta e così via. Successivamente, se si decide di archiviare la documentazione prodotta all’interno della Piattaforma di DokiCasa, andranno conservati i documenti firmati all’interno dello step2 (conservazione dei documenti).
Non è necessario, pertanto, per ogni fase dell’operazione (es: Incarico, Proposta, Preliminare…) aggiornare i documenti (e farli, quindi, nuovamente sottoscrivere…). Anche perché se si dovessero ogni volta aggiornare i documenti, andrebbero ogni volta fatti nuovamente sottoscrivere da tutte le parti. Bensì è sufficiente fare un’identificazione completa e corretto al momento del primo adempimento (es: Incarico nel caso del Venditore, Proposta nel caso del potenziale Acquirente).
Non c’è alcun problema se il prezzo complessivo inserito in sede di identificazione del Venditore (Incarico) non combacia con quello relativo all’identificazione del Proponente (Proposta), in questi casi è una situazione normale ed ovvia che si verifichi e assolutamente regolare, pertanto non è necessario alcun aggiornamento della Documentazione.

È necessario aggiornare i documenti e farli nuovamente firmare se, in una fase successiva a quella della prima identificazione, vi siano sostanziali modifiche circa i dati del cliente (es: il cliente, contrariamente a quanto affermato precedentemente, dichiara di essere politicamente esposto etc…) che comportino una variazione del rischio, ovvero tutti i dati richiesti per una corretta identificazione del cliente stesso. In tal caso andrà modificata la documentazione già precedentemente prodotta e sottoscritta, andrà quindi fatta nuovamente firmare e conservata a norma unitamente al fascicolo del cliente.
Ricordiamo che è possibile scaricare lo storico di una Pratica, facendo figurare al suo interno ogni cambiamento avvenuto. Con questa funzionalità, la tecnologia di DokiCasa riconosce che in 2 o più identificazioni (es: Incarico e Proposta) l’immobile è il medesimo (se i dati sono stati inseriti correttamente) e quindi prepara un PDF con la lista delle pratiche antiriciclaggio completate per una determinata operazione, collegandole tra di loro.
È importante ricordare che il servizio Antiriciclaggio di DokiCasa si compone di una prima fase di supporto alla compilazione dei documenti (step1) e di una successiva, una volta firmati i documenti, relativa alla conservazione a norma degli stessi (step2). Ogni aggiornamento documentale dell’operazione che non comporta una modifica o integrazione della documentazione già precedentemente sottoscritta nello step1, può essere integrata nello step di conservazione dei Documenti (step2).

Ovviamente il consiglio, in caso di dubbi, domande o casi particolari, è quello di richiedere una Consulenza ai Professionisti di DokiCasa.

Nel momento in cui si effettua l’antiriciclaggio, in sede di Incarico, si inseriscono tutti gli immobili che il cliente deve vendere (qualora fossero più di uno) inserendo il prezzo complessivo.

Facciamo un esempio:

Incarico rilasciato dal venditore Mario Rossi, per 3 immobili:

• IMMOBILE 1: 100.000€
• IMMOBILE 2: 30.000€
• IMMOBILE 3: 20.000€

Il prezzo dell’operazione complessivo da inserire nella Verifica Antiriciclaggio del Venditore (Incarico) sarà di 150.000€.

Nel momento in cui ci sarà una Proposta, andranno inseriti tutti gli immobili oggetto della proposta (non è detto infatti che la Proposta sia fatta su tutti e 3 gli immobili dell’esempio) ed andrà indicato il prezzo complessivo offerto.

Facciamo un esempio:

• IMMOBILE 1: prezzo offerto 85.000€
• IMMOBILE 3: prezzo offerto 15.000€

Il prezzo dell’operazione complessivo da inserire nella Verifica Antiriciclaggio del Proponente (Proposta) sarà di 100.000€.

Non c’è alcun problema se il prezzo complessivo inserito in sede di identificazione del Venditore (Incarico) non combacia con quello relativo all’identificazione del Proponente (Proposta), in questi casi è una situazione normale ed ovvia che si verifichi e assolutamente regolare, pertanto non è necessario alcun aggiornamento della Documentazione.

Ovviamente il consiglio, in caso di dubbi, domande o casi particolari, è quello di richiedere una Consulenza ai Professionisti di DokiCasa.

La verifica Antiriciclaggio, in caso di Procura, va fatta su chi ha emesso Procura, in quanto il Procuratore segue le indicazioni ricevute. A tutela dell’Agenzia e dei Consulenti immobiliari è consigliato che la verifica vada fatta anche sul Procuratore. In ogni caso andranno comunque raccolti i Documenti di Identità del Procuratore ed andrà indicato, nella produzione dei Moduli, che c’è una Procura.

Ovviamente il consiglio, in caso di dubbi, domande o casi particolari, è quello di richiedere una Consulenza ai Professionisti di DokiCasa.

La verifica Antiriciclaggio, in caso di Esterno Pagante (es: un soggetto che paga l’acquisto di un immobile, che viene intestato ad un’altra persona), va fatta sia sull’Esterno Pagante che sul beneficiario del pagamento (es: la persona alla quale viene intestato l’immobile).

Ovviamente il consiglio, in caso di dubbi, domande o casi particolari, è quello di richiedere una Consulenza ai Professionisti di DokiCasa.

La verifica Antiriciclaggio, in caso di acquisto di Usufrutto e Nuda Proprietà, va fatta su entrambe i soggetti, inserendo eventualmente nelle note questa specifica.

Ovviamente il consiglio, in caso di dubbi, domande o casi particolari, è quello di richiedere una Consulenza ai Professionisti di DokiCasa.

La verifica antiriciclaggio va sempre effettuata “per cliente” e per operazione. Nel caso in cui vi sia la vendita, da parte dello stesso cliente, di più immobili, in tal caso:

• se la vendita avviene all’interno della stessa operazione (es: Venditore che rilascia Incarico di vendita per più immobili), la verifica va fatta una volta ed i dati dell’operazione (es: valore dell’operazione) vanno inseriti complessivamente
• se, ad esempio, la vendita avviene in 2 operazioni differenti (es: Mario Rossi acquista un immobile e dopo 3 mesi ne acquista un altro, generando 2 operazioni differenti) allora andranno fatte 2 identificazioni separate

Ovviamente il consiglio, in caso di dubbi, domande o casi particolari, è quello di richiedere una Consulenza ai Professionisti di DokiCasa.

In caso di Affitto, l’obbligo di Antiriciclaggio è stato ridotto ai soli casi di canone mensile superiore ai 10.000€, ma se si è instaurato un rapporto Continuativo con il Cliente (con il quale l’Agenzia ha gestito o deve gestire più operazioni, oppure gestisce diversi immobili o conti correnti per le transazioni dei canoni), oppure qualora ci fosse un chiaro rischio di riciclaggio, un allora la verifica del Cliente rimane necessaria. L’adeguata verifica rimane d’obbligo nel caso di locazione per qualsiasi canone, in caso di persona giuridica. Il valore dell’operazione da inserire è quella relativa all’importo complessivo della locazione. Ad esempio in caso di locazione 4+4 con canone mensile di 1000€, andrà inserito il valore di 96.000€ (ovvero 12.000€ annuali moltiplicato per 8 anni).

Ovviamente il consiglio, in caso di dubbi, domande o casi particolari, è quello di richiedere una Consulenza ai Professionisti di DokiCasa.

DokiCasa si avvale di Professionisti specializzati per ogni servizio erogato. Oltre alla possibilità di poter usufruire del servizio, infatti, DokiCasa offre assistenza e consulenza. Inoltre, i moduli antiriciclaggio vengono costantemente aggiornati, per poterti permettere di essere sempre a norma.

In caso di Consulenza (es: stima, perizia, cessione attività), rimane l’obbligo di antiriciclaggio nei confronti del Cliente, ricordando che l’Agenzia Immobiliare è tenuta alla verifica del Cliente ogni volta che l’operazione ha importo maggiore di 15.000€ (anche in differenti transazioni). È bene specificare che qualora la prestazione consulenziale del Professionista sia unicamente la verifica di eventuali “pendenze” sull’immobile o una raccolta documentale (es: planimetria, visure catastali o ipotecarie, atti etc…), trattandosi di una verifica e non di una transazione, questa prestazione verrebbe esclusa dall’antiriciclaggio.

Ovviamente il consiglio, in caso di dubbi, domande o casi particolari, è quello di richiedere una Consulenza ai Professionisti di DokiCasa.

Persone politicamente esposte: le persone fisiche che occupano o hanno cessato di occupare da meno di un anno importanti cariche pubbliche, nonché’ i loro familiari e coloro che con i predetti soggetti intrattengono notoriamente stretti legami. Leggi l’approfondimento della Banca di Italia sul tema PEP.

Ovviamente il consiglio, in caso di dubbi, domande o casi particolari, è quello di richiedere una Consulenza ai Professionisti di DokiCasa.

Per la corretta identificazione del cliente è necessario il documento di identità e il codice fiscale, se il cliente è una persona giuridica è necessaria la visura e il documento di identità e il codice fiscale dell’esecutore. Se questi non sono presenti nel fascicolo del cliente, questo sarà incompleto (e potenzialmente soggetto a sanzione). Si può permettere l’integrazione successiva della documentazione, entro le tempistiche corrette.

Ovviamente il consiglio, in caso di dubbi, domande o casi particolari, è quello di richiedere una Consulenza ai Professionisti di DokiCasa.

In caso di pratica sospetta è possibile richiedere assistenza all’interno dell’Area Personale DokiCasa e verrà fornita direttamente in risposta alla richiesta di assistenza, la procedura per la segnalazione alle autorità competenti ed assistenza telefonica in caso di dubbi o criticità.

Il titolare effettivo è la persona fisica per conto della quale viene realizzata un’operazione. Nel caso di un’entità giuridica, si tratta di una persona fisica (o più persone). La non individuazione del titolare effettivo può essere un indicatore di rischio, secondo quanto previsto dalla normativa antiriciclaggio. In caso di Società di Capitali è necessario identificare chiunque abbia più del 25% di quote. Qualora nessun socio abbia più del 25% di quote, va identificato colui che ha la carica per esercitare il controllo sulla Società, altrimenti, in mancanza, chi di fatto esercita il controllo effettivo.

Nello specifico ecco i criteri per individuare il titolare effettivo.

Il primo criterio è quello dell’assetto proprietario: in pratica, vengono individuati i titolari effettivi quando una o più persone detengono una partecipazione superiore al 25% del capitale societario. Se questa percentuale di partecipazione societaria è controllata da un’altra entità giuridica non fisica, è necessario risalire la catena proprietaria fino a trovare il titolare effettivo.

Il secondo criterio per l’individuazione di questa figura è quello del controllo: chi è la persona, o il gruppo di persone, che tramite il possesso della maggioranza dei voti o vincoli contrattuali esercita maggiore influenza all’interno degli shareholders? Questo criterio è fondamentale nel caso in cui non si riuscisse a risalire al titolare effettivo con l’analisi dell’assetto proprietario.

Infine il terzo metodo, ossia quello del criterio residuale: esso stabilisce che se non sono stati individuati i titolari effettivi con i precedenti due criteri, quest’ultimo vada individuato in colui che esercita poteri di amministrazione o direzione della società.

Oltre alla compilazione dei moduli antiriciclaggio, va richiesto al titolare o ai titolari, un documento di identità.

Attenzione: nel caso in cui la Società Cliente NON fornisse i dati del Titolare Effettivo, consigliamo di seguire questi passaggi: inviare una mail al referente della Società Cliente sollecitando l’invio dei dati del Titolare Effettivo. In mancanza di risposta, indicare nei Moduli Antiricilaggio come Titolare Effettivo quello risultante dai criteri sopra specificati e scrivere nuovamente una mail alla Società dicendo che si è indicato come Titolare Effettivo il Sig./Sig.ra XXX e di comunicare qualora non fosse corretto.

Ovviamente il consiglio, in caso di dubbi, domande o casi particolari, è quello di richiedere una Consulenza ai Professionisti di DokiCasa.

No. Fa fede la data presente all’interno del documento sottoscritto e caricato per la conservazione.

Ovviamente il consiglio, in caso di dubbi, domande o casi particolari, è quello di richiedere una Consulenza ai Professionisti di DokiCasa.

In caso di Trust va identificato il Trustee, il Beneficiario o i Beneficiari del trust, il Fondatore (ove in vita) e il Guardiano del trust (se presente).

Ovviamente il consiglio, in caso di dubbi, domande o casi particolari, è quello di richiedere una Consulenza ai Professionisti di DokiCasa.

I Documenti possono essere firmati dalle parti sia direttamente sul PDF, purché con una firma valida, sia firmati in originale e poi scansionati.

Ovviamente il consiglio, in caso di dubbi, domande o casi particolari, è quello di richiedere una Consulenza ai Professionisti di DokiCasa.

No, la normativa non richiede nessun fascicolo riepilogativo delle identificazioni.

Ovviamente il consiglio, in caso di dubbi, domande o casi particolari, è quello di richiedere una Consulenza ai Professionisti di DokiCasa.

Si, tramite la Piattaforma di DokiCasa è possibile archiviare i Documenti firmati, ma comunque è sempre consigliato mantenere anche un archivio cartaceo.

Ovviamente il consiglio, in caso di dubbi, domande o casi particolari, è quello di richiedere una Consulenza ai Professionisti di DokiCasa.

No, la normativa prevede l’obbligo di verifica su White e Black List solo per soggetti vigilati da Banca di Italia, tra cui non rientrano gli Agenti Immobiliari.

Ovviamente il consiglio, in caso di dubbi, domande o casi particolari, è quello di richiedere una Consulenza ai Professionisti di DokiCasa.

Nel caso in cui, quando si identifica una Società, sia presente più di un Legale Rappresentante, è possibile inserire i dati degli altri Legali Rappresentanti nel campo note/integrazioni all’interno del form di compilazione.

Ovviamente il consiglio, in caso di dubbi, domande o casi particolari, è quello di richiedere una Consulenza ai Professionisti di DokiCasa.

Il tasto “Duplica” è uno strumento molto utile che semplifica significativamente il processo di compilazione dei moduli antiriciclaggio per gli utenti della piattaforma DokiCasa. Permette di copiare una pratica precedentemente creata e quindi di utilizzarla come base per nuove pratiche con dati simili. Questo è particolarmente vantaggioso nei casi in cui ci sono più persone (come gli eredi in un’eredità o come 2 fratelli o coniugi) che necessitano di un trattamento simile nei moduli. Una volta duplicata la pratica è possibile aggiornare ed integrare i dati al suo interno.

Ovviamente il consiglio, in caso di dubbi, domande o casi particolari, è quello di richiedere una Consulenza ai Professionisti di DokiCasa.

No, non è necessario.

La verifica e l’identificazione devono essere effettuate su tutti i soggetti coinvolti nell’operazione, per garantire la conformità alle normative antiriciclaggio. Se il cliente è effettivamente di un’altra agenzia o intermediario, allora sarà quest’ultimo a dover effettuare gli adempimenti antiriciclaggio.

Dal 2020 con il Decreto semplificazioni, c’è la possibilità di fare firma elettronica per l’identificazione a distanza, con obbligo di raccolta di documento di identità elettronico. La firma ideale è la FEA o, per una massima tutela, la FEQ (con pari valore alla firma autografa).

Ad oggi, non esistono strumenti che possano fornire il dato del titolare effettivo, se non tramite un report “indagine” con un costo superiore ai 150€. Pertanto, è consigliato, in caso di Società straniera, richiedere espressamente al Cliente di fornire il dato del Titolare Effettivo.

Per quanto riguarda l’identificazione del cliente e la firma della pratica antiriciclaggio, non è strettamente necessario che la persona incaricata sia titolare dell’azienda o possieda il patentino da agente immobiliare. Tuttavia, è fondamentale che chi svolge queste attività abbia una formazione adeguata in materia di antiriciclaggio. La partecipazione a un corso specifico sull’antiriciclaggio è importante per garantire che la persona incaricata conosca le normative e le procedure necessarie per adempiere correttamente a questi obblighi. E’ consigliato firmare l’incarico alla gestione degli adempimenti.