Antiriciclaggio per Agenzie Immobiliari

Servizio Completo Online: Moduli per Verifica del Cliente e l'Analisi del Rischio e formazione per l'Agenzia

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Obblighi normativi per gli Agenti Immobiliari

Sono diverse le attività criminali compiute all’interno del nostro territorio nazionale: corruzione, estorsione, contrabbando, contraffazione ed evasione. Questi reati portano spesso al riciclaggio del denaro ed il settore immobiliare costituisce uno dei settori privilegiati per il reimpiego dei ricavi delle organizzazioni criminali e mafiose e dei capitali illeciti stranieri.

Gli Agenti Immobiliari sono tenuti ad osservare tutti gli obblighi relativi alla normativa antiriciclaggio, nello specifico: l’identificazione del Cliente e dell’Operazione e l’analisi del rischio di Antiriciclaggio.

Identificazione del Cliente e dell'Operazione

E’ necessario identificare correttamente un Cliente attraverso la raccolta di dati e Documenti Ufficiali (es: Carta di Identità in caso di Persona Fisica, oppure Visura Camerale in caso di Società). Altresì, è necessario identificare, in relazione al Cliente, quale è l’Operazione richiesta (es: Incarico di Vendita), la sua finalità ed il valore di denaro o la provenienza del bene in oggetto.

Analisi del rischio

L’analisi del rischio è una dei principali adempimenti richiesti al Professionista e permette, una volta identificati il Cliente e l’Operazione da lui richiesta, di valutare il rischio di riciclaggio di denaro.

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Come si effettua una verifica del Cliente

L’adeguata verifica del Cliente deve essere effettuata in caso di prestazioni professionali continuative od occasionaliResta fermo che, ove non sia chiaramente identificabile il valore della dell’Operazione, l’obbligo di adeguata verifica dovrà comunque essere adempiuto.

Rilascio di un Documento in corso di validità

L’identificazione del Cliente e la verifica della sua identità deve avvenire attraverso riscontro di un documento d’identità o di altro documento di riconoscimento equipollente ai sensi della normativa vigente nonché sulla base di documenti, dati o informazioni ottenuti da una fonte affidabile e indipendente.

Identificazione del titolare effettivo

Nel caso il Cliente sia una Società od operi per conto terzi, è necessario identificare il del titolare effettivo e verificarne la sua identità. Il Titolare Effettivo è la persona fisica che, in ultima istanza, possiede o controlla l’impresa o ne risulta beneficiaria.

Quali sono le verifiche che l'Agenzia deve effettuare

L’Agenzia Immobiliare dopo aver identificato il cliente ed il titolare effettivo (se necessario) dell’operazione deve verificare lo scopo e la natura dell’operazione, cosi come la presenza del cliente (o del titolare effettivo) all’interno di Black List. Qualora il cliente sia una “Persona Esposte Politicamente (Pep)”, questa informazione deve essere presente all’interno della modulistica. L’Agenzia o l’Agente che procede all’identificazione deve inoltre attribuire al cliente e all’operazione una determinata classe di rischio, fondata su fattori oggettivi e soggettivi, mantenendo un controllo costante nel corso di tutta l’operazione e, nel caso di sospetti, procedere con controlli rafforzati nei casi indicati dalla normativa.

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Come essere a norma per l'Antiriciclaggio

L’Agenzia Immobiliare è tenuta alla verifica del Cliente ogni volta che si instaura un nuovo rapporto di lavoro, sia esso di tipo occasionale che continuativo oppure quando si compie un’operazione per importo maggiore di 15.000€ (anche in differenti transazioni) in caso di compravendita, oppure di importo maggiore ai 10.000€ mensili in caso di locazione.

Conservazione dei Documenti

E’ necessario inoltre conservare la documentazione relativa all’identificazione del Cliente, da esibire in caso di controlli. Per ogni cliente deve essere creato un fascicolo “antiriciclaggio” dedicato e conservare le informazioni raccolte per 10 anni a partire dalla conclusione dell’operazione.

Segnalazione di Operazioni sospette

Nel caso in cui si verificassero violazioni della normativa od operazioni sospette, è necessario effettuare una segnalazione agli organismi competenti. Questi adempimenti ricadono non solo sulle Agenzie Immobiliari, ma bensì anche sui singoli Agenti. 

L’iter da seguire per la segnalazione è il seguente: 

  1. Perfezionare l’iscrizione alla piattaforma UIF con la compilazione del modulo dedicato alle SOS ed inviarlo alla pec indicata, nel giro di qualche giorno dall’invio verrà comunicata la possibilità di accesso ai fini della segnalazione;
  2. Preparare un relazione sui motivi del sospetto e della segnalazione (è sufficiente allegare la modulistica compilata su DokiCasa);
  3. Domandare al cliente dei documenti utili alla verifica della capacità economica di acquisto (Unico, contratto, estratti conti, ecc..). Questi documenti potranno eventualmente essere allegati alla segnalazione;
  4. Non comunicare direttamente o indirettamente al cliente circa l’intento di segnalarlo.

Indicatori di anomalia

Vi sono una serie di indicatori possono indicare anomalie e permettere di identificare operazioni sospette che vanno segnalate, alcuni esempi:

  • Operazione di importo complessivo importante (acquisizione di immobile) richiesta da un soggetto che non risulta svolgere alcuna attività economicamente rilevante;
  • Locazione per la quale è previsto un canone incoerente con il valore di mercato del bene;
  • Il soggetto acquista immobili utilizzando risorse di terzi, ricorrendo a eccessive dilazioni di pagamento del corrispettivo pattuito;
  • Il soggetto risulta l’acquirente finale di immobili oggetto di ripetute compravendite effettuate in un ristretto arco temporale;
    In presenza di indicatori di anomalia, il Professionista deve valutare di procedere con la segnalazione, sulla base di tutte le circostanze del caso concreto.

Obbligo di Formazione

L’Agente Immobiliare deve adempiere all’obbligo di conoscere la normativa anti-riciclaggio, così come disposto dall’art. 16 c.3 del D.lgs 90/2017: “Lo svolgimento di programmi […] di formazione finalizzati alla corretta applicazione delle disposizioni di cui al presente decreto, al riconoscimento di operazioni connesse al riciclaggio o al finanziamento del terrorismo e all’adozione dei comportamenti e delle procedure da adottare.”

Chi ha provato i nostri Servizi Immobiliari

4.9
Basato su 197 recensioni
Agostino G.
Agostino G.
18:56 22 Feb 24
Non saprei darvi ancora una risposta. Dipende dall’Agenzia delle Entrate nel confermarmi... positivamente il contratto. L’agenzia delle entrate ha confermato positivamente il contenuto del contratto. Direi un ottimo servizio.leggi di più
studio M.
studio M.
14:11 17 Feb 24
Sono stati professionali celeri e disponibili
Ufficio A.
Ufficio A.
14:24 16 Feb 24
Servizio ottimo , sempre disponibili è molto gentili . Lo consiglio

Domande Frequenti sull'Antiriciclaggio

Il Servizio Antiriciclaggio di DokiCasa è certificato?

DokiCasa si avvale di Professionisti specializzati per ogni servizio erogato. Oltre alla possibilità di poter usufruire del servizio, infatti, DokiCasa offre assistenza e consulenza. Inoltre, i moduli antiriciclaggio vengono costantemente aggiornati, per poterti permettere di essere sempre a norma.

In caso di Procura su chi va fatta la verifica Antiriciclaggio?

La verifica Antiriciclaggio, in caso di Procura, va fatta su chi ha emesso Procura, in quanto il Procuratore segue (o dovrebbe seguire) le indicazioni ricevute. A tutela dell’Agenzia e dei Consulenti immobiliari è fortemente consigliato che la verifica vada fatta anche sul Procuratore. In ogni caso andranno comunque raccolti i Documenti di Identità del Procuratore ed andrà indicato, nella produzione dei Moduli, che c’è una Procura.

Quando va fatto l'Antiriciclaggio per il Venditore

Per i soggetti venditori/proprietari degli immobili la Verifica Antiriciclaggio deve essere fatta a partire dall’acquisizione dell’immobile, sia in caso di Incarichi scritti che verbali. La normativa prevede 30 giorni di tempo per raccogliere la documentazione e produrre e firmare il fascicolo antiriciclaggio.

Quando va fatto l'Antiriciclaggio per l'Acquirente

La normativa Antiriciclaggio richiede di verificare anche la parte Acquirente, o potenziale tale, indicando il prezzo proposto o concordato tra le parti. In questa fase la verifica va fatta anche se non c’è stato scambio di denaro (come ad esempio in caso di proposta vincolata al mutuo o clausola sospensiva).

Per ogni fase dell'operazione va aggiornata la documentazione?

Non è necessario per ogni fase dell’operazione (es: Incarico, Proposta, Preliminare…) aggiornare i documenti (e farli, quindi, nuovamente sottoscrivere…). Anche perché se si dovessero ogni volta aggiornare i documenti, andrebbero ogni volta fatti nuovamente sottoscrivere da tutte le parti. Bensì è sufficiente fare un’identificazione completa e corretto al momento del primo adempimento (es: Incarico nel caso del Venditore, Proposta nel caso del potenziale Acquirente). È necessario aggiornare i documenti e farli nuovamente firmare se, in una fase successiva a quella della prima identificazione, vi siano sostanziali modifiche circa i dati del cliente (es: il cliente, contrariamente a quanto affermato precedentemente, dichiara di essere politicamente esposto etc…) che comportino una variazione del rischio, ovvero tutti i dati richiesti per una corretta identificazione del cliente stesso. In tal caso andrà modificata la documentazione già precedentemente prodotta e sottoscritta, andrà quindi fatta nuovamente firmare e conservata a norma unitamente al fascicolo del cliente. È importante ricordare che il servizio Antiriciclaggio di DokiCasa si compone di una prima fase di supporto alla compilazione dei documenti (step1) e di una successiva, una volta firmati i documenti, relativa alla conservazione a norma degli stessi (step2). Ogni aggiornamento documentale dell’operazione che non comporta una modifica o integrazione della documentazione già precedentemente sottoscritta nello step1, può essere integrata nello step di conservazione dei Documenti (step2).

In caso di vendita di più immobili, vanno fatte più verifiche antiriciclaggio?

La verifica antiriciclaggio va sempre effettuata “per cliente” e per operazione. Nel caso in cui vi sia la vendita, da parte dello stesso cliente, di più immobili, in tal caso:

  • se la vendita avviene all’interno della stessa operazione (es: Venditore che rilascia Incarico di vendita per più immobili), la verifica va fatta una volta ed i dati dell’operazione (es: valore dell’operazione) vanno inseriti complessivamente
  • se, ad esempio, la vendita avviene in 2 operazioni differenti (es: Mario Rossi acquista un immobile e dopo 3 mesi ne acquista un altro, generando 2 operazioni differenti) allora andranno fatte 2 identificazioni separate
L'Antiriciclaggio va fatto in caso di locazione?

In caso di Affitto, l’obbligo di Antiriciclaggio è stato ridotto ai soli casi di canone mensile superiore ai 10.000€, ma se si è instaurato un rapporto Continuativo con il Cliente (con il quale l’Agenzia ha gestito o deve gestire più operazioni, oppure gestisce diversi immobili o conti correnti per le transazioni dei canoni), oppure qualora ci fosse un chiaro rischio di riciclaggio, un allora la verifica del Cliente rimane necessaria. L’adeguata verifica rimane d’obbligo nel caso di locazione per qualsiasi canone, in caso di persona giuridica.

L'Antiriciclaggio va fatto in caso di Consulenza?

In caso di Consulenza (es: stima, perizia, cessione attività), rimane l’obbligo di antiriciclaggio nei confronti del Cliente, ricordando che l’Agenzia Immobiliare è tenuta alla verifica del Cliente ogni volta che l’operazione ha importo maggiore di 15.000€ (anche in differenti transazioni). È bene specificare che qualora la prestazione consulenziale del Professionista sia unicamente la verifica di eventuali “pendenze” sull’immobile o una raccolta documentale (es: planimetria, visure catastali o ipotecarie, atti etc…), trattandosi di una verifica e non di una transazione, questa prestazione verrebbe esclusa dall’antiriciclaggio.

Cosa si intende per Persona Politicamente Esposta (PEP)?

Persone politicamente esposte: le persone fisiche che occupano o hanno cessato di occupare da meno di un anno importanti cariche pubbliche, nonché’ i loro familiari e coloro che con i predetti soggetti intrattengono notoriamente stretti legami.

In fase di identificazione è obbligatorio richiedere un Documento di Identità?

Per la corretta identificazione del cliente è necessario il documento di identità e il codice fiscale, se il cliente è una persona giuridica è necessaria la visura e il documento di identità e il codice fiscale dell’esecutore. Se questi non sono presenti nel fascicolo del cliente, questo sarà incompleto (e potenzialmente soggetto a sanzione). Si può permettere l’integrazione successiva della documentazione, entro le tempistiche corrette.

Come avviare l’iter per la segnalazione di sospetto riciclaggio?

In caso di pratica sospetta è possibile richiedere assistenza all’interno dell’Area Personale DokiCasa e verrà fornita direttamente in risposta alla richiesta di assistenza, la procedura per la segnalazione alle autorità competenti ed assistenza telefonica in caso di dubbi o criticità.

Come si individua il "titolare effettivo" in caso di Società?

Il titolare effettivo è la persona fisica per conto della quale viene realizzata un’operazione. Nel caso di un’entità giuridica, si tratta di una persona fisica (o più persone). La non individuazione del titolare effettivo può essere un indicatore di rischio, secondo quanto previsto dalla normativa antiriciclaggio. In caso di Società di Capitali è necessario identificare chiunque abbia più del 25% di quote. Qualora nessun socio abbia più del 25% di quote, va identificato colui che ha la carica per esercitare il controllo sulla Società, altrimenti, in mancanza, chi di fatto esercita il controllo effettivo.

Il caricamento della pratica antiriciclaggio firmata deve avvenire sempre entro i 30 giorni?

No. Fa fede la data presente all’interno del documento sottoscritto e caricato per la conservazione.

 
Come inserire più identificazioni all'interno della stessa pratica

La creazione dei Moduli Antiriciclaggio è sempre relativa ad un soggetto e ad una specifica operazione. Pertanto andrà fatta una pratica Antiriciclaggio per ognuno dei soggetti coinvolti nell’operazione. Successivamente, se si decide di archiviare la documentazione prodotta all’interno della Piattaforma di DokiCasa, andranno conservati i documenti firmati all’interno dello step2 (conservazione dei documenti).

È possibile sottoscrivere direttamente i Moduli in digitale oppure vanno firmati in originale?

I Documenti possono essere firmati dalle parti sia direttamente sul PDF, purché con una firma valida, sia firmati in originale e poi scansionati.