Antiriciclaggio per Agenzie Immobiliari

Servizio Completo Online: Moduli per Verifica del Cliente e l'Analisi del Rischio e formazione per l'Agenzia

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Obblighi normativi per gli Agenti Immobiliari

Sono diverse le attività criminali compiute all’interno del nostro territorio nazionale: corruzione, estorsione, contrabbando, contraffazione ed evasione. Questi reati portano spesso al riciclaggio del denaro ed il settore immobiliare costituisce uno dei settori privilegiati per il reimpiego dei ricavi delle organizzazioni criminali e mafiose e dei capitali illeciti stranieri.

Gli Agenti Immobiliari sono tenuti ad osservare tutti gli obblighi relativi alla normativa antiriciclaggio, nello specifico: l’identificazione del Cliente e dell’Operazione e l’analisi del rischio di Antiriciclaggio.

Identificazione del Cliente e dell'Operazione

E’ necessario identificare correttamente un Cliente attraverso la raccolta di dati e Documenti Ufficiali (es: Carta di Identità in caso di Persona Fisica, oppure Visura Camerale in caso di Società). Altresì, è necessario identificare, in relazione al Cliente, quale è l’Operazione richiesta (es: Incarico di Vendita), la sua finalità ed il valore di denaro o la provenienza del bene in oggetto.

Analisi del rischio

L’analisi del rischio è una dei principali adempimenti richiesti al Professionista e permette, una volta identificati il Cliente e l’Operazione da lui richiesta, di valutare il rischio di riciclaggio di denaro.

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Come si effettua una verifica del Cliente

L’adeguata verifica del Cliente deve essere effettuata in caso di prestazioni professionali continuative od occasionaliResta fermo che, ove non sia chiaramente identificabile il valore della dell’Operazione, l’obbligo di adeguata verifica dovrà comunque essere adempiuto.

Rilascio di un Documento in corso di validità

L’identificazione del Cliente e la verifica della sua identità deve avvenire attraverso riscontro di un documento d’identità o di altro documento di riconoscimento equipollente ai sensi della normativa vigente nonché sulla base di documenti, dati o informazioni ottenuti da una fonte affidabile e indipendente.

Identificazione del titolare effettivo

Nel caso il Cliente sia una Società od operi per conto terzi, è necessario identificare il del titolare effettivo e verificarne la sua identità. Il Titolare Effettivo è la persona fisica che, in ultima istanza, possiede o controlla l’impresa o ne risulta beneficiaria.

Quali sono le verifiche che l'Agenzia deve effettuare

L’Agenzia Immobiliare dopo aver identificato il cliente ed il titolare effettivo (se necessario) dell’operazione deve verificare lo scopo e la natura dell’operazione, cosi come la presenza del cliente (o del titolare effettivo) all’interno di Black List. Qualora il cliente sia una “Persona Esposte Politicamente (Pep)”, questa informazione deve essere presente all’interno della modulistica. L’Agenzia o l’Agente che procede all’identificazione deve inoltre attribuire al cliente e all’operazione una determinata classe di rischio, fondata su fattori oggettivi e soggettivi, mantenendo un controllo costante nel corso di tutta l’operazione e, nel caso di sospetti, procedere con controlli rafforzati nei casi indicati dalla normativa.

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Come essere a norma per l'Antiriciclaggio

L’Agenzia Immobiliare è tenuta alla verifica del Cliente ogni volta che si instaura un nuovo rapporto di lavoro, sia esso di tipo occasionale che continuativo oppure quando si compie un’operazione per importo maggiore di 15.000€ (anche in differenti transazioni) in caso di compravendita, oppure di importo maggiore ai 10.000€ mensili in caso di locazione.

Conservazione dei Documenti

E’ necessario inoltre conservare la documentazione relativa all’identificazione del Cliente, da esibire in caso di controlli. Per ogni cliente deve essere creato un fascicolo “antiriciclaggio” dedicato e conservare le informazioni raccolte per 10 anni a partire dalla conclusione dell’operazione.

Segnalazione di Operazioni sospette

Nel caso in cui si verificassero violazioni della normativa od operazioni sospette, è necessario effettuare una segnalazione agli organismi competenti. Questi adempimenti ricadono non solo sulle Agenzie Immobiliari, ma bensì anche sui singoli Agenti. 

L’iter da seguire per la segnalazione è il seguente: 

  1. Perfezionare l’iscrizione alla piattaforma UIF con la compilazione del modulo dedicato alle SOS ed inviarlo alla pec indicata, nel giro di qualche giorno dall’invio verrà comunicata la possibilità di accesso ai fini della segnalazione;
  2. Preparare un relazione sui motivi del sospetto e della segnalazione (è sufficiente allegare la modulistica compilata su DokiCasa);
  3. Domandare al cliente dei documenti utili alla verifica della capacità economica di acquisto (Unico, contratto, estratti conti, ecc..). Questi documenti potranno eventualmente essere allegati alla segnalazione;
  4. Non comunicare direttamente o indirettamente al cliente circa l’intento di segnalarlo.

Indicatori di anomalia

Vi sono una serie di indicatori possono indicare anomalie e permettere di identificare operazioni sospette che vanno segnalate, alcuni esempi:

  • Operazione di importo complessivo importante (acquisizione di immobile) richiesta da un soggetto che non risulta svolgere alcuna attività economicamente rilevante;
  • Locazione per la quale è previsto un canone incoerente con il valore di mercato del bene;
  • Il soggetto acquista immobili utilizzando risorse di terzi, ricorrendo a eccessive dilazioni di pagamento del corrispettivo pattuito;
  • Il soggetto risulta l’acquirente finale di immobili oggetto di ripetute compravendite effettuate in un ristretto arco temporale;
    In presenza di indicatori di anomalia, il Professionista deve valutare di procedere con la segnalazione, sulla base di tutte le circostanze del caso concreto.

Obbligo di Formazione

L’Agente Immobiliare deve adempiere all’obbligo di conoscere la normativa anti-riciclaggio, così come disposto dall’art. 16 c.3 del D.lgs 90/2017: “Lo svolgimento di programmi […] di formazione finalizzati alla corretta applicazione delle disposizioni di cui al presente decreto, al riconoscimento di operazioni connesse al riciclaggio o al finanziamento del terrorismo e all’adozione dei comportamenti e delle procedure da adottare.”

Chi ha provato i nostri Servizi Immobiliari

4.9
Basato su 230 recensioni
Abc A.
Abc A.
17:21 07 Jun 24
ho richiesto un servizio per contratto a canone concordato ricevuta ottima consulenza, efficiente e... celereleggi di più
Annibale C.
Annibale C.
07:57 02 Jun 24
molto bene direi, servizio veloce e attento al rispetto delle norme
Giancarlo I.
Giancarlo I.
13:40 01 Jun 24
Servizio comodo, completo ed economico rispetto alle varie agenzie. Molto valida anche l'assistenza... telefonica.leggi di più

Domande Frequenti sull'Antiriciclaggio

Quando va fatto l'Antiriciclaggio per il Venditore

Per i soggetti venditori/proprietari degli immobili la Verifica Antiriciclaggio deve essere fatta a partire dall’acquisizione dell’immobile, sia in caso di Incarichi scritti che verbali. La normativa prevede 30 giorni di tempo per raccogliere la documentazione e produrre e firmare il fascicolo antiriciclaggio.

Quando va fatto l'Antiriciclaggio per l'Acquirente

La normativa Antiriciclaggio richiede di verificare anche la parte Acquirente, o potenziale tale, indicando il prezzo proposto o concordato tra le parti. In questa fase la verifica va fatta anche se non c’è stato scambio di denaro (come ad esempio in caso di proposta vincolata al mutuo o clausola sospensiva).

In caso di più Soggetti, su chi va fatta l’identificazione Antiriciclaggio?

L’identificazione Antiriciclaggio va fatta per ogni soggetto. Quindi se ad esempio ci sono 2 soggetti venditori, andranno fatte 2 pratiche, ovvero un’identificazione per ogni venditore.

Facciamo 3 esempi su casi più particolari, analizzandoli nel dettaglio.

Ad esempio prendiamo il caso in cui siamo in presenza di 5 eredi che rilasciano un Incarico di Vendita in Agenzia.

Caso 1: tutti e 5 gli eredi firmano l’Incarico, ovvero l’Incarico viene intestato a tutti e 5 gli eredi. In questo caso andrà fatta un’identificazione per ogni erede. DokiCasa ha semplificato la compilazione dei Moduli Antiriciclaggio per questa casistica, dando la possibilità di creare la prima pratica dove viene identificato il primo Cliente (nell’esempio, uno degli eredi) e per le successive cliccare sul tasto “DUPLICA” in modo che la pratica venga copia-incollata anche per i successivi eredi. Una volta duplicata la pratica è possibile andare ad aggiornare le informazioni, tra cui i dati anagrafici dei successivi eredi.

Caso 2: dei 5 eredi, solamente 2 firmano l’Incarico di vendita e vengono identificati in Agenzia. Quindi i 2 eredi hanno ricevuto incarico dagli altri 3 per la vendita dell’immobile. In questo caso l’Antiriciclaggio andrà fatto unicamente per i 2 eredi cui è intestato l’incarico di vendita. Anche in questo caso, come nel caso 1, DokiCasa permette una compilazione più rapida, identificando il primo erede e successivamente clicca sul tasto “DUPLICA” in modo che la pratica venga copia-incollata anche per il secondo erede.

Caso 3: i 5 eredi nominano un Delegato esterno che si occuperà della gestione della vendita dell’immobile. In questo caso è necessario identificare il Delegato esterno e farsi fornire copia della Procura, per poterla archiviare insieme ai Moduli Antiriciclaggio prodotti. Anche per questo caso, compilando i moduli antiriciclaggio con DokiCasa, sarà la Piattaforma a guidarvi ad una compilazione corretta.

Allo stesso modo, ipotizzando una variante di questo caso specifico dove tutti gli eredi firmano l’Incarico e, ad esempio, qualora 1 dei 5 eredi abbia nominato un Delegato esterno e gli altri 4 agiscano per proprio conto, la compilazione dei moduli antiriciclaggio andrà fatta nella seguente modalità: identificazione del Delegato esterno, con riferimento all’eredo che ha fornito Delega e in aggiunta identificazione degli altri 4 eredi.

In ultimo, ricordiamo che al termine di ogni compilazione antiriciclaggio è presente un campo “dati aggiuntivi” dove è possibile aggiungere note particolari ed informazioni specifiche sulla Pratica. Ovviamente il consiglio, in caso di dubbi, domande o casi particolari, è quello di richiedere una Consulenza ai Professionisti di DokiCasa.

 

Come faccio a collegare le pratiche?

Facciamo un esempio: abbiamo una pratica Antiriciclaggio per il venditore Mario Rossi, identificato in sede di rilascio dell’incarico di Vendita. All’interno della pratica, oltre ai dati anagrafici del Venditore, vengono inseriti anche i dati catastali dell’immobile (e il suo indirizzo) o gli estremi del terreno oggetto dell’operazione. Questi dati (dati anagrafici venditore, dati immobile e/o terreno) vengono salvati all’interno della Piattaforma e potranno un domani essere filtrati.
Quindi, qualora successivamente si facesse un’altra pratica Antiriciclaggio all’interno della stessa operazione, ad esempio identificando il proponente Giuseppe Verdi, in sede di proposta, gli identificativi dell’immobile e/o terreno dell’operazione rimarranno i medesimi.
Pertanto sarà possibile filtrare in Piattaforma i dati, inserendo, ad esempio l’indirizzo dell’immobile, i dati catastali o il nome della Pratica e automaticamente verranno filtrate tutte le Pratiche relative l’indirizzo dell’immobile, i dati catastali, di fatto “filtrando” ed unificando le pratiche Antiriciclaggio, anche se compilate in momenti diversi.
Come opzione aggiuntiva, all’interno di ogni pratica c’è la possibilità di scaricare lo storico, dove il sistema riconosce che l’immobile è il medesimo (se i dati sono stati inseriti correttamente) tra le differenti pratiche e quindi prepara un PDF con la lista delle pratiche antiriciclaggio completate per una determinata operazione, collegandole tra di loro.

In caso di Procura su chi va fatta la verifica Antiriciclaggio?

La verifica Antiriciclaggio, in caso di Procura, va fatta su chi ha emesso Procura, in quanto il Procuratore segue (o dovrebbe seguire) le indicazioni ricevute. A tutela dell’Agenzia e dei Consulenti immobiliari è fortemente consigliato che la verifica vada fatta anche sul Procuratore. In ogni caso andranno comunque raccolti i Documenti di Identità del Procuratore ed andrà indicato, nella produzione dei Moduli, che c’è una Procura nel campo “NOTE” presente al termine della compilazione.

In caso di Esterno Pagante su chi va fatta la verifica Antiriciclaggio?

La verifica Antiriciclaggio, in caso di Esterno Pagante (es: un soggetto che paga l’acquisto di un immobile, che viene intestato ad un’altra personae), va fatta sia sull’Esterno Pagante che sul beneficiario del pagamento.

In caso di acquisto come Usufrutto chi va identificato?

La verifica Antiriciclaggio, in caso di acquisto di Usufrutto e Nuda Proprietà, va fatta su entrambe i soggetti, inserendo eventualmente nelle note questa specifica.

Per ogni fase dell'operazione va aggiornata la documentazione? Quante identificazioni vanno fatte?

La creazione dei Moduli Antiriciclaggio è sempre relativa ad un soggetto e ad una specifica operazione. Pertanto andrà fatta una pratica Antiriciclaggio per ognuno dei soggetti coinvolti nell’operazione. Ad esempio il Venditore andrà identificato in fase di Incarico, il Proponente in fase di Proposta e così via. Successivamente, se si decide di archiviare la documentazione prodotta all’interno della Piattaforma di DokiCasa, andranno conservati i documenti firmati all’interno dello step2 (conservazione dei documenti).

 

Non è necessario, pertanto, per ogni fase dell’operazione (es: Incarico, Proposta, Preliminare…) aggiornare i documenti (e farli, quindi, nuovamente sottoscrivere…). Anche perché se si dovessero ogni volta aggiornare i documenti, andrebbero ogni volta fatti nuovamente sottoscrivere da tutte le parti. Bensì è sufficiente fare un’identificazione completa e corretto al momento del primo adempimento (es: Incarico nel caso del Venditore, Proposta nel caso del potenziale Acquirente). È necessario aggiornare i documenti e farli nuovamente firmare se, in una fase successiva a quella della prima identificazione, vi siano sostanziali modifiche circa i dati del cliente (es: il cliente, contrariamente a quanto affermato precedentemente, dichiara di essere politicamente esposto etc…) che comportino una variazione del rischio, ovvero tutti i dati richiesti per una corretta identificazione del cliente stesso. In tal caso andrà modificata la documentazione già precedentemente prodotta e sottoscritta, andrà quindi fatta nuovamente firmare e conservata a norma unitamente al fascicolo del cliente.

 

È importante ricordare che il servizio Antiriciclaggio di DokiCasa si compone di una prima fase di supporto alla compilazione dei documenti (step1) e di una successiva, una volta firmati i documenti, relativa alla conservazione a norma degli stessi (step2). Ogni aggiornamento documentale dell’operazione che non comporta una modifica o integrazione della documentazione già precedentemente sottoscritta nello step1, può essere integrata nello step di conservazione dei Documenti (step2).

In caso di vendita di più immobili, vanno fatte più verifiche antiriciclaggio?

La verifica antiriciclaggio va sempre effettuata “per cliente” e per operazione. Nel caso in cui vi sia la vendita, da parte dello stesso cliente, di più immobili, in tal caso:

  • se la vendita avviene all’interno della stessa operazione (es: Venditore che rilascia Incarico di vendita per più immobili), la verifica va fatta una volta ed i dati dell’operazione (es: valore dell’operazione) vanno inseriti complessivamente
  • se, ad esempio, la vendita avviene in 2 operazioni differenti (es: Mario Rossi acquista un immobile e dopo 3 mesi ne acquista un altro, generando 2 operazioni differenti) allora andranno fatte 2 identificazioni separate
L'Antiriciclaggio va fatto in caso di locazione?

In caso di Affitto, l’obbligo di Antiriciclaggio è stato ridotto ai soli casi di canone mensile superiore ai 10.000€, ma se si è instaurato un rapporto Continuativo con il Cliente (con il quale l’Agenzia ha gestito o deve gestire più operazioni, oppure gestisce diversi immobili o conti correnti per le transazioni dei canoni), oppure qualora ci fosse un chiaro rischio di riciclaggio, un allora la verifica del Cliente rimane necessaria. L’adeguata verifica rimane d’obbligo nel caso di locazione per qualsiasi canone, in caso di persona giuridica. Il valore dell’operazione da inserire è quella relativa all’importo complessivo della locazione. Ad esempio in caso di locazione 4+4 con canone mensile di 1000€, andrà inserito il valore di 96.000€ (ovvero 12.000€ annuali moltiplicato per 8 anni).

Il Servizio Antiriciclaggio di DokiCasa è certificato?

DokiCasa si avvale di Professionisti specializzati per ogni servizio erogato. Oltre alla possibilità di poter usufruire del servizio, infatti, DokiCasa offre assistenza e consulenza. Inoltre, i moduli antiriciclaggio vengono costantemente aggiornati, per poterti permettere di essere sempre a norma.

L'Antiriciclaggio va fatto in caso di Consulenza?

In caso di Consulenza (es: stima, perizia, cessione attività), rimane l’obbligo di antiriciclaggio nei confronti del Cliente, ricordando che l’Agenzia Immobiliare è tenuta alla verifica del Cliente ogni volta che l’operazione ha importo maggiore di 15.000€ (anche in differenti transazioni). È bene specificare che qualora la prestazione consulenziale del Professionista sia unicamente la verifica di eventuali “pendenze” sull’immobile o una raccolta documentale (es: planimetria, visure catastali o ipotecarie, atti etc…), trattandosi di una verifica e non di una transazione, questa prestazione verrebbe esclusa dall’antiriciclaggio.

Cosa si intende per Persona Politicamente Esposta (PEP)?

Persone politicamente esposte: le persone fisiche che occupano o hanno cessato di occupare da meno di un anno importanti cariche pubbliche, nonché’ i loro familiari e coloro che con i predetti soggetti intrattengono notoriamente stretti legami.

In fase di identificazione è obbligatorio richiedere un Documento di Identità?

Per la corretta identificazione del cliente è necessario il documento di identità e il codice fiscale, se il cliente è una persona giuridica è necessaria la visura e il documento di identità e il codice fiscale dell’esecutore. Se questi non sono presenti nel fascicolo del cliente, questo sarà incompleto (e potenzialmente soggetto a sanzione). Si può permettere l’integrazione successiva della documentazione, entro le tempistiche corrette.

Come avviare l’iter per la segnalazione di sospetto riciclaggio?

In caso di pratica sospetta è possibile richiedere assistenza all’interno dell’Area Personale DokiCasa e verrà fornita direttamente in risposta alla richiesta di assistenza, la procedura per la segnalazione alle autorità competenti ed assistenza telefonica in caso di dubbi o criticità.

Come si individua il "titolare effettivo" in caso di Società?

Il titolare effettivo è la persona fisica per conto della quale viene realizzata un’operazione. Nel caso di un’entità giuridica, si tratta di una persona fisica (o più persone). La non individuazione del titolare effettivo può essere un indicatore di rischio, secondo quanto previsto dalla normativa antiriciclaggio. In caso di Società di Capitali è necessario identificare chiunque abbia più del 25% di quote. Qualora nessun socio abbia più del 25% di quote, va identificato colui che ha la carica per esercitare il controllo sulla Società, altrimenti, in mancanza, chi di fatto esercita il controllo effettivo.

Nello specifico ecco i criteri per individuare il titolare effettivo.

Il primo criterio è quello dell’assetto proprietario: in pratica, vengono individuati i titolari effettivi quando una o più persone detengono una partecipazione superiore al 25% del capitale societario. Se questa percentuale di partecipazione societaria è controllata da un’altra entità giuridica non fisica, è necessario risalire la catena proprietaria fino a trovare il titolare effettivo.

Il secondo criterio per l’individuazione di questa figura è quello del controllo: chi è la persona, o il gruppo di persone, che tramite il possesso della maggioranza dei voti o vincoli contrattuali esercita maggiore influenza all’interno degli shareholders? Questo criterio è fondamentale nel caso in cui non si riuscisse a risalire al titolare effettivo con l’analisi dell’assetto proprietario.

Infine il terzo metodo, ossia quello del criterio residuale: esso stabilisce che se non sono stati individuati i titolari effettivi con i precedenti due criteri, quest’ultimo vada individuato in colui che esercita poteri di amministrazione o direzione della società.

Il caricamento della pratica antiriciclaggio firmata deve avvenire sempre entro i 30 giorni?

No. Fa fede la data presente all’interno del documento sottoscritto e caricato per la conservazione.

 
È possibile sottoscrivere direttamente i Moduli in digitale oppure vanno firmati in originale?

I Documenti possono essere firmati dalle parti sia direttamente sul PDF, purché con una firma valida, sia firmati in originale e poi scansionati.

In una nuova pratica, come va considerato il rischio legato alla residenza?
Il rischio legato alla residenza può essere inserito liberamente da parte di chi effettua la compilazione dei moduli antiriciclaggio, selezionando un valore da 1 a 5. I valori forniti da DokiCasa sono valori consigliati dalla camera di commercio, che sono indicativi, ma che comunque possono essere scelti liberamente sulla base della conoscenza del cliente e, in questo caso, della zona di residenza.
Su molte pratiche concluse in Area Personale è presente l'indicazione "da aggiornare", a cosa si riferisce?
Periodicamente, in caso di necessità, i nostri consulenti aggiornano i form e i modelli antiriciclaggio, con il fine di poter migliorare il servizio e poter rendere il documento sempre più completo, sicuro e semplice da compilare. 
Pertanto, può capitare che i documenti completati prima dell’aggiornamento risultino come “da aggiornare”: sono documenti che ad oggi risultano “da aggiornare” ma che, quando sono stati compilati, precedentemente, erano completi, corretti e a norma. Nel caso specifico, se sono moduli già firmati ai vostri clienti, tenete pure validi quelli che sono conformi.
C'è obbligo di fascicolo riepilogativo annuale con la lista delle identificazioni?

No, la normativa non richiede nessun fascicolo riepilogativo delle identificazioni.

E' possibile archiviare i Documenti firmati?

Si, tramite la Piattaforma di DokiCasa è possibile archiviare i Documenti firmati, ma comunque è sempre consigliato mantenere anche un archivio cartaceo.

C'è obbligo di verifica su White e Black List?

No, la normativa prevede l’obbligo di verifica su White e Black List solo per soggetti vigilati da Banca di Italia, tra cui non rientrano gli Agenti Immobiliari.

Cosa fare in caso di più Legali Rappresentanti?

Nel caso in cui, quando si identifica una Società, sia presente più di un Legale Rappresentante, è possibile inserire i dati degli altri Legali Rappresentanti nel campo note/integrazioni all’interno del form di compilazione.

A cosa serve tasto "Duplica"?

Il tasto “Duplica” è uno strumento molto utile che semplifica significativamente il processo di compilazione dei moduli antiriciclaggio per gli utenti della piattaforma DokiCasa. Permette di copiare una pratica precedentemente creata e quindi di utilizzarla come base per nuove pratiche con dati simili. Questo è particolarmente vantaggioso nei casi in cui ci sono più persone (come gli eredi in un’eredità o come 2 fratelli o coniugi) che necessitano di un trattamento simile nei moduli. Una volta duplicata la pratica è possibile aggiornare ed integrare i dati al suo interno.