Durante la prima fase del coronavirus, nel 2020, le aziende hanno dovuto fare a meno dell’ufficio e molte hanno (ri)valutato (o testato per la prima volta) il lavoro da remoto. Ad un anno dal primo lockdown nazionale, queste realtà torneranno indietro?
Con sorpresa di molti, il COVID-19 ha dimostrato che una parte considerevole del lavoro che di solito si svolge negli uffici può essere effettuato tranquillamente anche da casa. Molti lavoratori hanno scoperto che si può essere più produttivi a casa e pochi rimpiangono il traffico e le ore perse durante la settimana per raggiungere il proprio posto di lavoro.
Se da una parte alcune realtà aziendali continueranno con lo smart working, dall’altra, chi sta ripianificando un ritorno alla scrivania deve ripensare anche alla disposizione dei propri spazi.
Il coronavirus ha cambiato e cambierà lo spazio dell’ufficio
L’impatto immediato della pandemia è quello di spingere le aziende e le imprese ad avere più spazio per ogni dipendente, affinché gli uffici possano riaprire in modo sicuro e mantenere le distanze sociali.
Per anni, la privacy assegnata a ogni persona che lavorava in un ufficio era diminuita costantemente poiché le aziende di tutti i settori hanno adottato spazi open space. In effetti, ciò significava si vedere molti dei tuoi colleghi ma dove c’era poca separazione tra ognuno dei dipendenti.
Con l’avvento del covid-19, gli spazi privati o uffici personali potrebbero riacquisire maggiore distanza tra le scrivanie. Una sala conferenze che normalmente può ospitare 10 persone potrebbe ora contenere solo cinque sedie, maggiore spaziatura e meno posti a sedere nelle aree comuni.
Anche l’automazione e la tecnologia vocale potrebbero svolgere un ruolo importante per rimuovere la necessità di premere fisicamente un pulsante o toccare una superficie in un ufficio.
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Ci sono due tendenze contrastanti, nel mondo del lavoro, influenzate dal coronavirus:
In primo luogo, un minor numero di dipendenti che entrano in ufficio, a causa di licenziamenti o per un aumento del lavoro da casa, potrebbe significare una minore necessità di spazio per ufficio;
In secondo luogo, i protocolli di sicurezza che richiedono che le persone siano distanziate l’una dall’altra potrebbero causare una maggiore domanda di spazi per uffici, in modo che gli spazi non siano così affollati come una volta.
Anche le aziende che continuano con il lavoro agile, possono optare di non tagliare il conto dell’affitto ma di spendere lo stesso importo per un edificio più piccolo e più caratteristico in una posizione centrale ricca di servizi – un polo molto più attraente per i dipendenti e per gli incontri di lavoro con i colleghi dove trarre ispirazione e scambiare idee, piuttosto che sedersi a una scrivania.
Gli esperti dicono che ci sarà sicuramente un’accelerazione delle tendenze esistenti nel settore immobiliare commerciale, compreso un allontanamento dai tradizionali contratti di locazione lunghi per quelli più brevi o per spazi flessibili o di coworking. Ecco quindi uno smart office con la conseguente digitalizzazione dei processi di lavoro e dei servizi, dalla mobilità aziendale al coordinamento delle presenze e degli incontri.
In conclusione, per coloro che tornano al lavoro in ufficio dopo il coronavirus, lo spazio avrà un aspetto diverso e saranno funzionali per un futuro diverso.
Il ritorno in ufficio secondo WeWork
WeWork, società immobiliare commerciale americana, crea ambienti stimolanti per un’esperienza di lavoro che fa la differenza. Progetta e realizza spazi condivisi, fornisce spazi di lavoro condivisi flessibili per startup tecnologiche e servizi per altre imprese.
Ad ottobre 2020, Matt Jahansouz e Tom Osmond (Chief people officer e CEO di WeWork) hanno pubblicato un articolo sul tema “Ritorno in ufficio: che cosa sta facendo WeWork per renderlo possibile”.
La loro strategia di adeguamento degli uffici e degli ambienti di lavoro durante la pandemia si articola in tre parti:
Distanziamento sociale
Per definire il distanziamento sociale, negli uffici ripensati da WeWork, è stata ridotta la capienza delle sale riunioni, delle sale conferenze, degli atri e degli ascensori. Inoltre, ogni spazio di lavoro è stato contrassegnato con un adesivo verde per far sapere ai dipendenti dove avrebbero potuto lavorare mantenendo una distanza di sicurezza gli uni dagli altri. All’interno degli uffici e degli edifici sono stati installati un gran numero di cartelli, in tutte le aree comuni, per indurre le persone a mantenere il distanziamento. I corridoi e vani scale sono diventati a senso unico, per evitare possibili intasamenti e contatti diretti.
Adeguamento spazi fisici
All’interno degli edifici sono stati distribuiti dispositivi di protezione individuale, erogatori di salviette igienizzanti e disinfettanti UV per telefoni cellulari, e migliorato la qualità dell’aria prolungando le ore di funzionamento dell’impianto di riscaldamento, ventilazione e condizionamento, aumentato la frequenza della manutenzione dei filtri e installato sensori della qualità dell’aria.
Nuovi protocolli
Per quanto riguarda i nuovi protocolli, sono stati introdotti come obbligatorio l’uso delle mascherine, il controllo della temperatura e una politica di pulizia delle postazioni in maniera tale che nessuno lasci effetti personali in ufficio.
