Firma Elettronica per Contratti e Documenti Immobiliari

Sottoscrizione con valore legale per Locazione e Compravendita

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Basato su 113 recensioni

Come Funziona la Firma Elettronica

La Firma Elettronica permette di velocizzare la sottoscrizione di un Contratto di Locazione o Compravendita a distanza ed in totale sicurezza: scopri come funziona e quali sono le tipologie di firma.

Tipologie di Firma Elettronica per l'ambito immobiliare

Tutte le firme elettroniche sono legalmente vincolanti, ma all’aumentare del loro livello, si ottiene una sicurezza e valore legale incrementale.

La Firma Elettronica Semplice (FES) nella sua forma base non richiede standard di sicurezza complessi per quanto riguarda il riconoscimento del firmatario. Infatti, solitamente, per aumentare il livello di sicurezza della firma dei documenti, il Documento viene firmato un codice OTP, garantendo così una doppia identificazione del firmatario. In questo caso si parla di di Firma Elettronica Semplice con codice OTP.

La Firma Elettronica Avanzata (FEA) fornisce un’identificazione forte del firmatario ed una maggior protezione in caso di controversia, proponendo una verifica dell’identità del firmatario tramite un software che verifica i documenti di identità, in aggiunta dell’inserimento di un codice OTP.

Firma Elettronica Semplice

La Firma Elettronica Semplice permette la sottoscrizione di un Documento con un semplice click, ed è ideale per la documentazione di routine o basso rischio, come ad esempio: Documenti interni, Informative e Policy, Atti privati.

Firma Elettronica Semplice con codice OTP

La Firma Elettronica Semplice con codice OTP è la tipologia di firma consigliata per i Documenti e Contratti Immobiliari, il Firmatario infatti sottoscrive il Documento dopo essersi autenticato via mail ed aver ricevuto il codice SMS (OTP) sul cellulare. Questa tipologia di Firma è ideale per Pre-contratti, Preventivi e Contratti.

Firma Elettronica Avanzata

La Firma Elettronica Avanzata, in aggiunta all’autenticazione con il codice OTP, permette una verifica immediata dei Documenti di Identità del Firmatario. E’ ideale per garantire un livello di sicurezza maggiore, permettendo di sottoscrivere in totale sicurezza i seguenti Documenti: Contratti di Affitto, Contratti di Compravendita.

Vantaggi della Firma Elettronica

La firma elettronica permette alle imprese di finalizzare il processo di dematerializzazionedalla produzione alla firma, all’archiviazione dei documenti. La Firma Elettronica permette il risparmio di spazio e tempodi aumentare ulteriormente la loro produttività.

Legalità della Firma Elettronica

Le firme apposte elettronicamente sono vincolanti cosi come lo è una normale firma. Sono riconosciute dalla legge dell’Unione Europea tramite la regolamentazione eIDAS

Più Firmatari sottoscrivono lo stesso Documento

Possono essere inseriti diversi firmatari e possono essere inserite più sottoscrizioni all’interno del Documento.

Differenza tra la Firma Elettronica e la scansione di un Documento

La firma scansionata si ottiene attraverso una procedura di scansione di un documento cartaceo firmato precedentemente a mano e successivamente convertito in formato digitale. Questa tipologia di firma non ha alcun valore legale, difatti:

  • non è possibile verificare l’identità del firmatario
  • non è possibile dimostrare il consenso agli obblighi derivanti dal documento

In assenza di prove, la firma scansionata è considerata come una copia e non come una firma autentica! Inoltre, la scansione di un Documento con firma autografa non rientra in alcun quadro normativo.

Documenti e Contratti immobiliari: come firmarli

Firma di un Contratto di Locazione da remoto

E’ possibile sottoscrivere con Firma Elettronica Semplice con codice OTP tutte le tipologie di Contratti di Locazione (ad eccezione delle locazioni con durata superiore ai 9 anni, che andranno firmati con Firma Elettronica Avanzata), ossia: contratti a canone concordato, contratti a canone libero, i contratti per stanza singola, in caso di gestione affitti a studenti o lavoratori.

Firma di un Contratto di Compravendita a distanza

E’ possibile sottoscrivere con Firma Elettronica Semplice OTP tutte le tipologie di Contratti di Compravendita (ad eccezione di quelli specificati nell’articolo 1350 del Codice Civile). Nel caso in cui si volesse sottoscrivere il Contratto con una firma più sicura, è possibile utilizzare la Firma Elettronica Avanzata (FEA).

Firma di un Documento Immobiliare online (es: scrittura privata)

E’ possibile sottoscrivere con Firma Elettronica semplice con codice OTP tutte le tipologie di Documenti e Scritture Private relazionate con il mondo immobiliare.

Perché scegliere la Firma Elettronica di DokiCasa

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Inviamo una mail a tutti i Firmatari con il Documento da sottoscrivere, nessun dispositivo da installare

La firma rispetta gli standard di Sicurezza

La Firma Elettronica rispetta gli standard ETSI ed eIDAS sull'identificazione dei Firmatari

Informazioni sulla Firma Elettronica

La Firma Elettronica è certificata?

Si, potrai verificarlo cliccando sulla firma nel PDF che viene firmato. Puoi trovare maggiori informazioni sul Certificato di Firma cliccando su questo link. Inoltre potrai verificare i Certificato di Firma Elettronica, il Certificato Qualificato per la Firma Elettronica, il Certificato di Sigillo Elettronico, il Certificato Qualificato pe ril Sigillo Elettronico e la Marca Temporale Qualificata. Maggiori informazioni sul regolamento di firma eIDAS.

Viene apposta una marcatura temporale?

Le firme apposte al Documento includono data, ora, dispositivo, luogo, identità autenticata e sono memorizzati in un dossier di prova con marcatura temporale.

I documenti firmati vengono conservati?

Per il servizio di Firma Elettronica abbiamo stipulato una partnership con “Yousign”, ente certificato a livello europeo, che provvede anche alla conservazione secondo la normativa. Inoltre, all’interno dell’Area Personale è presente un backup per i Documenti firmati ed uno stato di avanzamento firma per i Documenti ancora “in attesa di firma”.

La Firma Elettronica Semplice è disconoscibile?

Ogni firma può essere disconosciuta dal Firmatario, anche quella tradizionale (con presenza fisica). Secondo il regolamento eIDAS, a una firma elettronica semplice (FES) non possono essere negati gli effetti giuridici e l’ammissibilità come prova in procedimenti giudiziali per il solo motivo della sua forma elettronica o perché non soddisfa i requisiti per firme elettroniche qualificate. In aggiunta, con l’ulteriore controllo della firma tramite OTP sarà molto difficile provare, qualora la firma venisse disconosciuta, di non aver firmato il Documento grazie al doppio controllo (mail e cellulare).

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Domande Frequenti Firma Elettronica

Si, è possibile, ma attenzione: chi firma il Documento già precedentemente potrà esclusivamente farlo senza aggiungere alcuna modifica al documento già precedentemente firmato.

L’articolo 1350 del Codice Civile limita l’uso della firma elettronica e/o firma digitale per alcuni documenti che richiedono un processo notarile o note scritte a mano, nello specifico: Contratti di acquisto o trasferimento di proprietà immobiliari o qualsiasi modifica ad essi correlata e risoluzioni di accordo relativi alle controversie sul trasferimento di proprietà immobiliari, oppure Contratti di locazione con una durata superiore a 9 anni.

La Firma Elettronica Qualificata (FEQ) è una firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato per firme elettroniche. Questa firma rappresenta il livello più alto della sicurezza per una firma elettronica, ha la stessa equivalenza della firma autografa in quanto garantisce un riconoscimento di identità forte del firmatario che la utilizza e un valore legale certo del documento firmato.

Si certo, ma attenzione: la firma elettronica DokiCasa è diversa dalla firma digitale. La firma digitale impone che ogni firmatario ponga la propria firma nel documento, separatamente (è una firma personale). Mentre la nostra firma elettronica permette di sottoscrivere uno o più documenti contemporaneamente da uno o più firmatari, tramite codice OTP, a distanza e in un unica pratica.

La Firma Digitale è una particolare tipologia di Firma Elettronica Qualificata (FEQ).

Qualora in fase di richiesta del servizio non siano state posizionate le firme correttamente all'interno del Documento, la procedura di firma sarà allo stesso modo valida. E' importante aprire il Documento firmato con un lettore PDF autorizzato, dove sarà possibile avere i dettagli circa la validità della firma. E' anche possibile scaricare la prova della firma, per ciascun firmatario, all'interno dell'area personale.

Se hai selezionato la funzione "Ci pensa DokiCasa" ed i Firmatari non ricevono alcuna mail per la sottoscrizione del Documento è sicuramente perché:

  • la mail è finita in spam o nella cartella "promozioni" (il più probabile)
  • oppure la mail inserita in fase di creazione della pratica è errata

Fortunatamente in entrambe i casi, è possibile by-passare il problema con i seguenti passi:

  • entra nell'Area Personale DokiCasa, sezione “Firme Digitali”
  • apri la pratica di Firma Elettronica cliccando su “Dettagli
  • Per ogni Firmatario troverai il bottone “copia link di firma”, che è possibile inviare autonomamente ai firmatari (via Whatsapp, mail o come preferisci)
Se invece hai selezionato la funzione "Ci penso io" è normale che i Firmatari non abbiano ricevuto alcuna mail, dovrai infatti provvedere tu ad inviare loro i link per la firma come descritto sopra.

Firmare un documento con due tipi di firma elettronica differenti (es: un Firmatario sottoscrive con FEA, l'altro con FES) è possibile legalmente e giuridicamente perché il valore legale della firma in sé è dato dalla validità del dossier di prova associato a ciascun firmatario e del certificato elettronico di firma allegato al documento. Quindi l'importante è che la firma (sia FES che FEA) sia effettuata correttamente a livello di procedura e con un prestatario legalmente valido.

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