Firma Elettronica per Contratti e Documenti Immobiliari
Sottoscrizione con valore legale per Locazione e Compravendita
Come Funziona la Firma Elettronica
La Firma Elettronica permette di velocizzare la sottoscrizione di un Contratto di Locazione o Compravendita a distanza ed in totale sicurezza: scopri come funziona e quali sono le tipologie di firma.
Tipologie di Firma Elettronica per l'ambito immobiliare
Tutte le firme elettroniche sono legalmente vincolanti, ma all’aumentare del loro livello, si ottiene una sicurezza e valore legale incrementale.
La Firma Elettronica Semplice (FES) nella sua forma base non richiede standard di sicurezza complessi per quanto riguarda il riconoscimento del firmatario. Infatti, solitamente, per aumentare il livello di sicurezza della firma dei documenti, il Documento viene firmato un codice OTP, garantendo così una doppia identificazione del firmatario. In questo caso si parla di di Firma Elettronica Semplice con codice OTP.
La Firma Elettronica Avanzata (FEA) fornisce un’identificazione forte del firmatario ed una maggior protezione in caso di controversia, proponendo una verifica dell’identità del firmatario tramite un software che verifica i documenti di identità, in aggiunta dell’inserimento di un codice OTP.
Per una firma elettronica con un livello di sicurezza massimo, di pari valore alla firma autografa (fatta a mano), è possibile utilizzare la Firma Elettronica Qualificata (FEQ).
Firma Elettronica Semplice
La Firma Elettronica Semplice permette la sottoscrizione di un Documento con un semplice click, ed è ideale per la documentazione di routine o basso rischio, come ad esempio: Documenti interni, Informative e Policy, Atti privati.
Firma Elettronica Semplice con codice OTP
La Firma Elettronica Semplice con codice OTP è la tipologia di firma consigliata per i Documenti e Contratti Immobiliari, il Firmatario infatti sottoscrive il Documento dopo essersi autenticato via mail ed aver ricevuto il codice SMS (OTP) sulla mail fornita. Questa tipologia di Firma è ideale per Pre-contratti, Preventivi e Scritture Private.
Firma Elettronica Avanzata
La Firma Elettronica Avanzata, in aggiunta all’autenticazione con il codice OTP, che avviene tramite Cellulare, permette una verifica immediata dei Documenti di Identità del Firmatario. E’ ideale per garantire un livello di sicurezza maggiore, permettendo di sottoscrivere in totale sicurezza i seguenti Documenti: Contratti di Affitto, Contratti di Compravendita.
Firma Elettronica Qualificata
La Firma Elettronica Qualificata, è la firma elettronica con il livello di sicurezza più elevato, siccome prevede una verifica forte dell’identità del firmatario, che avviene tramite un sistema di crittografia asimmetrica, che ne certifica l’autenticità.
Vantaggi della Firma Elettronica
La firma elettronica permette alle imprese di finalizzare il processo di dematerializzazione: dalla produzione alla firma, all’archiviazione dei documenti. La Firma Elettronica permette il risparmio di spazio e tempo e di aumentare ulteriormente la loro produttività.
Legalità della Firma Elettronica
Le firme apposte elettronicamente sono vincolanti cosi come lo è una normale firma. Sono riconosciute dalla legge dell’Unione Europea tramite la regolamentazione eIDAS.
Più Firmatari sottoscrivono lo stesso Documento
Possono essere inseriti diversi firmatari e possono essere inserite più sottoscrizioni all’interno del Documento.
Differenza tra la Firma Elettronica e la scansione di un Documento
La firma scansionata si ottiene attraverso una procedura di scansione di un documento cartaceo firmato precedentemente a mano e successivamente convertito in formato digitale. Questa tipologia di firma non ha alcun valore legale, difatti:
- non è possibile verificare l’identità del firmatario
- non è possibile dimostrare il consenso agli obblighi derivanti dal documento
In assenza di prove, la firma scansionata è considerata come una copia e non come una firma autentica! Inoltre, la scansione di un Documento con firma autografa non rientra in alcun quadro normativo.
Documenti e Contratti immobiliari: come firmarli
Firma di un Contratto di Locazione da remoto
E’ possibile sottoscrivere con Firma Elettronica Semplice con codice OTP tutte le tipologie di Contratti di Locazione ossia: contratti a canone concordato, contratti a canone libero, i contratti per stanza singola, in caso di gestione affitti a studenti o lavoratori.
Firma di un Contratto di Compravendita a distanza
E’ possibile sottoscrivere con Firma Elettronica Semplice OTP tutte le tipologie di Contratti di Compravendita (ad eccezione di quelli specificati nell’articolo 1350 del Codice Civile). Nel caso in cui si volesse sottoscrivere il Contratto con una firma più sicura, è possibile utilizzare la Firma Elettronica Avanzata (FEA).
Firma di un Documento Immobiliare online (es: scrittura privata)
E’ possibile sottoscrivere con Firma Elettronica semplice con codice OTP tutte le tipologie di Documenti e Scritture Private relazionate con il mondo immobiliare.
Perché scegliere la Firma Elettronica di DokiCasa
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Ci vogliono meno di 2 minuti per firmare un Documento a distanza, con la massima garanzia
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Inviamo una mail a tutti i Firmatari con il Documento da sottoscrivere, nessun dispositivo da installare
La firma rispetta gli standard di Sicurezza
La Firma Elettronica rispetta gli standard ETSI ed eIDAS sull'identificazione dei Firmatari
Informazioni sulla Firma Elettronica
Quale firma utilizzare per gli atti da registrare all’Agenzia delle Entrate
Il discorso sulla Firma Elettronica va affrontato in modo molto preciso, valutando l’aspetto giuridico, fiscale e pratico.
Innanzitutto, è bene specificare che si tratta di Firma Elettronica quando si rispettano determinati requisiti:
- Il processo di firma deve seguire gli standard di firma ETSI (European Telecommunications Standards Institute), ed eIDAS sull’identificazione elettronica, nonché i servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel Mercato Unico Europeo.
- Vi è utilizzo di certificazione elettronica
- Vi è utilizzo di un sistema di verifica dell’identità
- Vi è un modo per dimostrare che il documento non sia stato modificato dopo essere stato firmato.
Per questo è bene contare su un provider che sia anche un’autorità di certificazione e che rispetti questi requisiti. DokiCasa si affida a Yousign, ente certificato e di primo livello, che rispetta tutti i requisiti normativi.
In secondo luogo è bene ricordare la distinzione tra Firma Elettronica Semplice, Firma Elettronica con OTP, Firma Elettronica Avanzata e Firma Elettronica Qualificata, a seconda dei livelli di sicurezza apposti alla firma e della complessità del sistema di verifica utilizzato.
La firma semplice, ideale per documentazione routinaria, non prevede controlli particolari, mentre la firma con OTP prevede l’inserimento di un codice come fattore di autenticazione, la FEA prevede oltre all’inserimento del codice anche un controllo sui documenti di identità, mentre la firma qualificata, con pari valore alla firma autografa, prevede in aggiunta un riconoscimento facciale. Queste differenti tipologie di firma vengono gestite ed integrate nella Piattaforma DokiCasa.
La giurisprudenza dice che la Firma Elettronica può essere utilizzata in qualsiasi contesto, fatta eccezione per i contratti indicati ai punti 1-12 dell’art. 1350 del Codice Civile che richiedono la Firma Elettronica Qualificata (FEQ), ossia i contratti che trasferiscono la proprietà di beni immobili, gli Atti definitivi quindi.
Il successivo articolo 1351 c.c. prevede che «Il contratto preliminare è nullo, se non fatto nella stessa forma che la legge prescrive per il contratto definitivo». Ne deriva che i contratti preliminari di compravendita immobiliare redatti come documenti informatici devono essere sottoscritti con firma elettronica qualificata o con firma digitale.
Ma attenzione: la nullità del Contratto può essere fatto valere da chiunque vi abbia interesse, ma necessita dell’intervento di un giudice e della relativa sentenza dichiarativa per essere accertato. Difatti la scrittura sottoscritta con firma elettronica semplice (anche se caratterizzata dalla doppia autenticazione) non fa piena prova ex art. 2702 cc.
Tale ultimo aspetto riteniamo non debba preoccupare, posto che, con la firma OTP o la FEA, non sarebbe difficile dimostrare l’attribuzione delle dichiarazioni contenute nella scrittura all’effettivo sottoscrittore.
Per inciso, in caso di disconoscimento di una firma autografa occorre rivolgersi ad un Giudice che nomini un perito calligrafo e stabilisca la validità della firma. Invece la validità della firma elettronica richiede al Giudice un esame oggettivo.
Analizzando il punto vista fiscale, invece, l’Agenzia delle Entrate, tramite la Risoluzione 23/E del 2021 ha stabilito che la «nullità o l’annullabilità dell’atto non dispensa dall’obbligo di chiedere la registrazione e di pagare la relativa imposta».
In definitiva l’AdE non ha preso una vera e propria posizione sulla validità dei contratti preliminari sottoscritti con FEA, considerata piuttosto una problematica di carattere civilistico da rimettere ai privati ed eventualmente al giudice.
Quindi l’AdE a partire dalla data di pubblicazione della Risoluzione del 2021, non si opporrà alla richiesta di registrazione di scritture private firmate elettronicamente, non rilevando ai fini della registrazione e del pagamento dei tributi la necessità o meno dell’apposizione di una firma elettronica qualificata o una firma digitale.
Dovranno essere i privati (con l’eventuale supporto delle agenzie immobiliari che operano nel loro interesse) a valutare i rischi derivanti dall’apposizione di una Firma Elettronica su un Preliminare che, per legge, dovrebbe piuttosto essere sottoscritta con una firma elettronica capace di attribuire all’atto maggiore valore giuridico ed elevata efficacia probatoria, ossia con una firma elettronica qualificata o una firma digitale.
È importante ricordare che dal 2023 l’AdE ha reso possibile la registrazione telematica di Preliminari e Contratti di Comodato e che, all’atto pratico, il 90% dei Preliminari e Comodato d’Uso ad oggi registrati telematicamente (agosto 2023) all’Agenzia delle Entrate, è rappresentata da Contratti scansionati. Ossia Contratti firmati con firma autografa, successivamente scansionati e ricaricati per la registrazione telematica. Specifichiamo che la scansione fa perdere efficacia e valore legale al Documento registrato, avendo sicuramente meno “forza” di una firma con OTP o di una FEA.
Per concludere, DokiCasa ha sviluppato un processo di firma, in costante evoluzione ed aggiornamento, che guida l’utente finale a prendere decisioni consapevoli sul tipo di firma da utilizzare in base al Documento da far sottoscrivere, cercando un equilibrio ideale tra aspetti giuridici, fiscali e pratici.
E’ bene specificare che, per chi dovesse avere ancora dei dubbi e volesse, nonostante tutto, assicurarsi una firma elettronica con il massimo valore probatorio, al pari di una firma autografa, è possibile utilizzare la Firma Elettronica Qualificata (FEQ).
Tuttavia questo tipo di firma, solitamente viene utilizzata per:
- Firma di documenti in relazione con la Pubblica Amministrazione (gare d’appalto pubbliche, documenti da inviare all’Agenzia delle Entrate, ecc).
- Importanti documenti societari, come bilanci, acquisizioni, ecc.
- Documenti legati a servizi bancari o assicurativi.
Infatti la Firma Elettronica Qualificata NON è indispensabile nella vita quotidiana della maggior parte di noi. L’utilizzo di una Firma Elettronica con OTP o di una FEA, può essere già sufficiente per semplificare e velocizzare le relazioni tra privati o tra aziende.
La Firma Elettronica è certificata?
Si, potrai verificarlo cliccando sulla firma nel PDF che viene firmato. Puoi trovare maggiori informazioni sul Certificato di Firma cliccando su questo link. Inoltre potrai verificare i Certificato di Firma Elettronica, il Certificato Qualificato per la Firma Elettronica, il Certificato di Sigillo Elettronico, il Certificato Qualificato pe ril Sigillo Elettronico e la Marca Temporale Qualificata. Maggiori informazioni sul regolamento di firma eIDAS.
La Firma Elettronica è di tipo PAdES?
La firma elettronica PAdES (PDF Advanced Electronic Signature) è un formato specifico per documenti in PDF, che incorpora la firma direttamente nel file, mantenendone nome, formato ed estensione originali. Grazie alla conformità agli standard ETSI TS 102 778 e ISO 32000-1, garantisce validità legale, sicurezza e integrità del documento in tutta l’Unione Europea.
DokiCasa, grazie alla certificazione di un ente accreditato, utilizza il formato PAdES per offrire firme elettroniche sicure e legalmente riconosciute. I documenti firmati con DokiCasa possono essere verificati facilmente con lettori PDF comuni, come Adobe Acrobat Reader, senza necessità di software aggiuntivi. Questa soluzione assicura semplicità, protezione dei dati e totale compatibilità per ogni esigenza professionale e amministrativa.
Cosa è e come funziona il sigillo elettronico?
Il sigillo è uno strumento che ha lo scopo di garantire l’origine, l’autenticità e l’integrità dei documenti informatici, per intenderci il sigillo elettronico è la versione informatica del comune timbro su carta. Mentre la firma digitale viene apposta da una persona fisica, il sigillo elettronico afferisce a una persona giuridica, ovvero un organismo composto da più persone. Può quindi essere utilizzato da più di un individuo di un’azienda, sempre che questi siano dotati dei permessi di utilizzo. Il sigillo elettronico si puo’ utilizzare in diversi ambiti, ovviamente unicamente in sistemi informatici, per dimostrare la provenienza dei dati e l’integrità del documento informatico. Il sigillo si usa quindi quando si vuole attribuire la paternità di un documento ad un’azienda od organismo. I casi d’uso più frequenti sono: Documenti; Fotografie, Disegni; Progetti; Documentazione commerciale (brochure); Cartelle cliniche e referti; Ricevute dei sistemi di PEC; Processi di protocollazione; Ambito sanitario; Autenticazione di beni digitali dell’azienda (software) Scansioni; Autenticazione di beni digitali; Fatture elettroniche.
Viene apposta una marcatura temporale?
Le firme apposte al Documento includono data, ora, dispositivo, luogo, identità autenticata e sono memorizzati in un dossier di prova con marcatura temporale.
Un documento già firmato elettronicamente, se nuovamente firmato, può contenere un campo testo al suo interno?
Se a un documento firmato viene aggiunto qualsiasi altro elemento diverso da un’altra firma (anche un semplice campo di testo o una sola lettera), esso comprometterebbe l’integritá della firma originaria e la renderebbe NON valida. Pertanto non è possibile.
I documenti firmati vengono conservati?
Per il servizio di Firma Elettronica abbiamo stipulato una partnership con “Yousign”, ente certificato a livello europeo, che provvede anche alla conservazione secondo la normativa. Inoltre, all’interno dell’Area Personale è presente un backup per i Documenti firmati ed uno stato di avanzamento firma per i Documenti ancora “in attesa di firma”.
La Firma Elettronica Semplice è disconoscibile?
Ogni firma può essere disconosciuta dal Firmatario, anche quella tradizionale (con presenza fisica). Secondo il regolamento eIDAS, a una firma elettronica semplice (FES) non possono essere negati gli effetti giuridici e l’ammissibilità come prova in procedimenti giudiziali per il solo motivo della sua forma elettronica o perché non soddisfa i requisiti per firme elettroniche qualificate. In aggiunta, con l’ulteriore controllo della firma tramite OTP sarà molto difficile provare, qualora la firma venisse disconosciuta, di non aver firmato il Documento grazie al doppio controllo (mail e cellulare).
Adobe mi segnala che la firma ha un problema
In caso di firma avanzata, si specifica che Adobe non ha un contratto commerciale con Yousign o con altri competitor, dunque non inserisce il Suo certificato eIDAS nei certificati da loro approvati. Tuttavia, vi ricordo che che Adobe non ha nessun valore o potere legale, in quanto a confermare la validitá della firma non é una lista di partner di Adobe, ma la certificazione eIDAS ottenuta dopo regolari audit. Adobe conosce bene Yousign, come si può vedere da questo articolo: https://helpx.adobe.com/fr/document-cloud/kb/european-union-trust-lists.html. Per questi motivi, Adobe non è in grado di esprimersi sulla validità della firma. Tuttavia, nella misura in cui la firma elettronica avanzata è stata prodotta in conformità alle nostre politiche di certificazione, confermiamo che le firme prodotte tramite Yousign sono valide e legalmente riconosciute.
Affidati a Professionisti, non improvvisare!
Abbiamo creato il più grande network di Professionisti dell'Immobiliare (Consulente Immobiliare, Avvocato, Commercialista...) e siamo pronti a risolvere ogni tuo dubbio.
Domande Frequenti Firma Elettronica
Nel caso in cui non si riuscisse a firmare il Documento con la Firma Elettronica Avanzata in fase di caricamento del Documento, i motivi possono essere diversi:
- Il nome e cognome inserito in fase di configurazione della firma non corrisponde con quello inserito nel Documento di Identità (bisogna fare attenzione ad eventuali apostrofi o lettere non inserite per errore)
- Il documento caricato dal firmatario non è corretto (sono accettati Carta di Identità Elettronica, Passaporto, Permesso di soggiorno)
- Il documento caricato dal firmatario è in bassa qualità
- Il documento caricato dal firmatario non è più in corso di validità, ossia è scaduto
Si prega pertanto di verificare questi requisiti.
Come opzione alternativa, è possibile procedere con una Firma Elettronica con OTP, dove non vi è un controllo dei Documenti di Identità.
Se il firmatario sottoscrive il Documento con Firma Elettronica con OTP, bisogna innanzitutto verificare che la mail inserita sia corretta e che il firmatario, dopo aver visionato il Documento, stia effettivamente cliccando sul tastino “Firma” all’interno della pagina. Se i passaggi sono stati seguiti correttamente e la mail con il codice OTP non dovesse arrivare, è necessario verificare che la mail non sia finita in spam o che il firmatario non abbia la casella elettronica piena. Dopo aver fatto queste ulteriori verifiche, qualora il problema non fosse ancora risolto, è necessario contattare il servizio di assistenza di DokiCasa, inviando una mail a servizi@dokicasa.it specificando esattamente l’indirizzo mail del firmatario che non riceve il codice OTP.
Se il firmatario sottoscrive il Documento con Firma Elettronica Avanzata, bisognerà seguire gli stessi passaggi specificati per la Firma Elettronica con OPT, ricordandosi che, prima di ricevere il Codice OTP, il firmatario dovrà caricare il suo Documento di Identità. Anche in questo caso, qualora il problema non fosse risolto dopo tutte le verifiche, è necessario contattare il servizio di assistenza di DokiCasa, inviando una mail a servizi@dokicasa.it specificando esattamente l’indirizzo mail del firmatario che non riceve il codice OTP.
Si, è possibile, ma attenzione: chi firma il Documento già precedentemente potrà esclusivamente farlo senza aggiungere alcuna modifica al documento già precedentemente firmato.
L’articolo 1350 del Codice Civile limita l’uso della firma elettronica e/o firma digitale per alcuni documenti che richiedono un processo notarile o note scritte a mano, nello specifico: Contratti di acquisto o trasferimento di proprietà immobiliari o qualsiasi modifica ad essi correlata e risoluzioni di accordo relativi alle controversie sul trasferimento di proprietà immobiliari, oppure Contratti di locazione con una durata superiore a 9 anni.
La Firma Elettronica Qualificata (FEQ) è “una firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato per firme elettroniche. Questa firma rappresenta il livello più alto della sicurezza per una firma elettronica, ha la stessa equivalenza della firma autografa in quanto garantisce un riconoscimento di identità forte del firmatario che la utilizza e un valore legale certo del documento firmato.
Si certo, ma attenzione: la firma elettronica DokiCasa è diversa dalla firma digitale. La firma digitale impone che ogni firmatario ponga la propria firma nel documento, separatamente (è una firma personale). Mentre la nostra firma elettronica permette di sottoscrivere uno o più documenti contemporaneamente da uno o più firmatari, tramite codice OTP, a distanza e in un unica pratica.
La Firma Digitale è una particolare tipologia di Firma Elettronica Qualificata (FEQ).
Se non si visualizzano le firme all’interno del Documento firmato, nessun problema, la firma è comunque valida. Infatti, qualora in fase di richiesta del servizio non siano state posizionate le firme correttamente all’interno del Documento, la procedura di firma sarà allo stesso modo valida. È importante aprire il Documento firmato con un lettore PDF autorizzato, dove sarà possibile avere i dettagli circa la validità della firma. È anche possibile scaricare la prova della firma, per ciascun firmatario, all’interno dell’area personale.
Se hai selezionato la funzione “Ci pensa DokiCasa” ed i Firmatari non ricevono alcuna mail per la sottoscrizione del Documento è sicuramente perché:
- la mail è finita in spam o nella cartella “promozioni” (il più probabile)
- oppure la mail inserita in fase di creazione della pratica è errata
Fortunatamente in entrambe i casi, è possibile by-passare il problema con i seguenti passi:
- entra nell’Area Personale DokiCasa, sezione “Firme Digitali”
- apri la pratica di Firma Elettronica cliccando su “Dettagli”
- Per ogni Firmatario troverai il bottone “copia link di firma”, che è possibile inviare autonomamente ai firmatari (via Whatsapp, mail o come preferisci)
Firmare un documento con due tipi di firma elettronica differenti (es: un Firmatario sottoscrive con FEA, l’altro con FES) è possibile legalmente e giuridicamente perché il valore legale della firma in sé è dato dalla validità del dossier di prova associato a ciascun firmatario e del certificato elettronico di firma allegato al documento. Quindi l’importante è che la firma (sia FES che FEA) sia effettuata correttamente a livello di procedura e con un prestatario legalmente valido.
Relativamente alla grandezza del “blocco firma” ci sono 2 opzioni:
- per firme con tanti firmatari non inserire il blocco firma all’interno del documento (la firma è ugualmente valida, semplicemente non appare lo “schizzo” nel documento)
- modificare il Documento da sottoscrivere, ove possibile, lasciando più spazio
E’ importante verificare di aprire il documento firmato elettronicamente con un lettore PDF ufficiale e riconosciuto.
Se la firma appare come VALIDITA’ sconosciuta è del tutto normale perché alcuni lettori (Acrobat Reader, ad esempio) non riconosce questo certificato.
Tuttavia, nella misura in cui la tua firma elettronica avanzata è stata apposta in conformità con le nostre politiche di certificazione, confermiamo che le firme effettuate tramite Yousign sono valide e legalmente riconosciute.
Si, è possibile procedere con numero di telefono di qualsiasi nazione.
Se la firma è elettronica, i certificati di firma si vedranno nel documento PDF.
Per la stampa è possibile stampare il Documento firmato elettronicamente ed appariranno le sigle di firma, in aggiunta è possibile stampare anche i vari dossieri di prova della firma, per ognuno dei firmatari.
In linea di massima non è possibile che un Firmatario possa firmare due volte, con due mail diverse. Infatti la firma è univoca ed è strettamente collegata alla mail del Firmatario, pertanto non sarà possibile inserire due volte la stessa mail. Nel caso in cui sia necessario optare per una doppia firma da parte di uno stesso Firmatario, in due momenti diversi, vi forniamo uno “stratagemma”. Facciamo un esempio: sono un’Agenzia e devo far firmare una Proposta di Acquisto ad un mio cliente. Ho necessità, all’interno della stessa pratica di far firmare il Documento, in un ordine preciso e nello specifico a Mario Rossi (proponente), Giuseppe Verdi (proprietario che riceve la proposta e che con la firma la accetta) e nuovamente Mario Rossi (proponente per presa visione dell’accettazione). In questo caso potrò inserire le mail di Mario Rossi e Giuseppe Verdi e potrò inserire nuovamente la mail di Mario Rossi che è mariorossi@gmail.comc con un alias, esempio: mariorossi+1@gmail.com. In questo caso il codice OTP verrà inviato sempre alla mail di Mario Rossi, ma il sistema permette l’inserimento di due mail scritte diversamente.
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