Privacy GDPR per Agenzie Immobiliari
Servizio Completo Online: Moduli per il Cliente, Documenti ad uso interno, aggiornamento e formazione per l'Agenzia
Obblighi normativi per gli Agenti Immobiliari
La privacy è un tema che ha assunto notevole importanza negli ultimi anni, grazie all’avvento delle nuove tecnologie. Il settore immobiliare è uno degli ambiti in cui vengono maggiormente trattati dati e informazioni personali con tutto quello che ne consegue. Il tema della Privacy, talvolta poco “sentito” dall’agente immobiliare, è di centrale importanza per una gestione trasparente ed efficace del business, infatti è fondamentale salvaguardare la privacy dei propri clienti per evitare di incorrere in sanzioni.
Regolamento sulla Privacy
Il Regolamento Europeo 679 del 2016 definito GDPR (General Data Protection Regulation) si occupa di tutelare la privacy e di regolarne i suoi principi. Successivamente alla regolamentazione europea, il 25 Maggio 2018, è entrata in vigore in Italia la normativa sulla Privacy e dal 2019 sono iniziati i controlli.
Quali sono gli adempimenti da fare
Gli obblighi normativi rigurdano differenti livelli, l’Agenzia deve infatti in primius stabilire il modello organizzativo della gestione privacy, ossia redigere documenti quali l’organigramma, i rapporti con i terzi, i tempi di conservazione e la formazione specifica. E’ necessario anche stabilire l’adeguamento formale, ossia le nomine, le informative, i consensi e la tenuta del Registro dei trattamenti. L’Agenzia deve inoltre strutturare la gestione del rischio, che consiste nelle differenti misure di sicurezza informatiche e logistiche da adottare nel luogo di lavoro. L’Agenzia deve infine prevedere aggiornamenti e controlli periodici da portare a termine e documentare per mostrare i metodi di sorveglianza di responsabili ed incaricati.
Gli strumenti che può utilizzare l'Agenzia
E’ importante che il Titolare dell’Agenzia abbatta i rischi e che, a richiesta, possa documentare di aver testato le misure adottate, la loro efficacia e la loro coerenza con lo stato dell’arte. Possiamo quindi riassumere 3 “blocchi” di strumenti relativi alla Privacy: la documentazione da far sottoscrivere al cliente, la documentazione ed i regolamenti ad uso interno dell’Agenzia e la formazione e l’aggiornamento in tema di Privacy.
DokiCasa: il Servizio n°1 per la Privacy
In collaborazione con Nimble Consulting
Il Servizio è rapido e completamente Online
Compili automaticamente i Documenti per essere a norma, in meno di 5 minuti
Risparmi tempo ed eviti ingenti sanzioni
La nostra tecnologia ti permette di personalizzare i Documenti
Puoi provare il Servizio gratuitamente
Richiedi un test gratuito per compilare i Moduli Privacy dei tuoi Clienti
Che cosa è un "dato personale"?
Un dato personale è un qualsiasi elemento diretto o indiretto, che permette di identificare una persona fisica. Attenzione: l’attuale normativa non parla soltanto di dati sensibili realtivi ad una persona fisica, bensì di tutti i dati personali, quindi relativi a persone fisiche che risiedono all’interno dell’Unione Europea.
Cosa si intende per "trattamento dei dati"
Il trattamento dei dati personali è una qualsiasi operazione effettuata sui dati personali, relativa ad una persona fisica. Ad esempio, quando si riceve un’email contenente dei dati personali, deve già iniziare il trattamento degli stessi, anche se l’agenzia immobiliare non raccoglie ed utiilizza quei dati.
Come capire se i dati personali vengono "trattati" correttamente
Il trattamento dei dati è lecito solo ed esclusivamente se si ha un motivo lecito per trattarlo. Ad esempio, il mandato di vendita o di affitto di un immobile ricevuto dal proprietario, giustifica già il trattamento dei dati di quella persona, nel caso in cui la firma di quest’ultima sia presente nel consenso al trattamento. Non è sufficiente consegnare al proprietario un informativa sul trattamento dei dati, ma deve essere esplicitato e dunque firmato il relativo consenso.
Quali sono le finalità del trattamento dei dati
Quando si raccolgono i dati di una persona fisica per una specifica finalità, ovviamente con espressa autorizzazione da parte dell’interessato, non è possibile utilizzare quegli stessi dati per uno scopo diverso. Ad esempio, se un cliente in passato ha firmato un incarico di vendita di un immobile ad un agente immobiliare, lo stesso mediatore non potrà ricontattarlo in futuro tramite un’azione di marketing per proporgli un investimento o un altro immobile da acquistare. Purtroppo, non è sufficiente essere in buona fede ed agire nell’interesse del cliente per non incorrere in sanzioni o contenziosi. E’ importante specificare che ad essere lecito (o meno) non è lo strumento di marketing che viene utilizzato, come un gestionale, un CRM o un software, ma lo sono le modalità di acquisizione, di gestione e conservazione dei dati e contatti in possesso dell’Agenzia.
Affidati a Professionisti, non improvvisare!
Abbiamo creato il più grande network di Professionisti dell'Immobiliare (Consulente Immobiliare, Avvocato, Commercialista...) e siamo pronti a risolvere ogni tuo dubbio.
Il trattamento dei dati all'interno dell'Agenzia
È importante definire tutte le figure coinvolte in questo processo, ossia il titolare del trattamento, il responsabile del trattamento, il responsabile del trattamento esterno e gli autorizzati.
Titolare del trattamento
Il titolare del trattamento è l’Agenzia Immobiliare nella persona fisica del titolare. Se l’attività viene svolta attraverso una società (di persone o di capitali), il titolare del trattamento sarà la società (e non il suo legale rappresentante).
Responsabile del trattamento
Il responsabile del trattamento è la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o l’organismo che tratta i dati personali per conto del titolare del trattamento.
Responsabile del trattamento esterno
Il responsabile del trattamento esterno è colui che lavora per conto del titolare, come ad esempio un procacciatore d’affari a partita Iva o un agente immobiliare diverso dal titolare.
Gli autorizzati
Gli autorizzati sono il personale dell’agenzia, che ha ricevuto formazione specifica in materia di trattamento dei dati da parte del titolare.
Chi ha provato i nostri Servizi Immobiliari
Domande Frequenti sulla Privacy
DokiCasa propone tre distinti servizi nel campo della privacy:
Privacy Agenzia: Si occupa della creazione di documenti necessari per una sola volta, indispensabili per l’adeguamento al Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR). Questo servizio include:
- Registro dei Trattamenti: Un documento per registrare tutte le operazioni di trattamento dati che avvengono all’interno dell’agenzia, che deve essere conservato insieme agli altri documenti dell’agenzia.
- Guida sulle buone norme privacy: Un manuale di riferimento per i dipendenti e i clienti dell’agenzia, per facilitare la comprensione e l’adozione delle norme sulla privacy.
- Disclaimer: Un avviso legale da includere nei footer delle email aziendali.
- Informativa Privacy: Nove diversi tipi di informative privacy per ogni categoria di referente, come ad esempio quelle destinate ai clienti, che possono essere consultate sul sito web dell’agenzia e collegate tramite un link unico inserito nelle firme delle email aziendali. Per quanto riguarda l’informativa per i clienti, è prassi che l’agenzia la faccia firmare per presa visione quando si completano determinate operazioni con il cliente, come la firma di documenti antiriciclaggio o di proposte contrattuali. È importante notare che non è obbligatorio ottenere una firma sui documenti informativi da parte di clienti, dipendenti o fornitori, a condizione che tali documenti siano disponibili e tracciabili, ad esempio tramite email o sul sito web.
Privacy Dipendenti: Questo servizio è dedicato alla creazione di documentazione per ogni dipendente, socio lavoratore o collaboratore che opera in ogni agenzia. Include la documentazione riguardante l’uso degli strumenti forniti dall’agenzia e il trattamento dei dati personali. Il servizio è progettato per garantire che ogni singolo collaboratore riceva i documenti necessari per essere adeguatamente informato sul trattamento dei propri dati personali.
Privacy Clienti: Offre strumenti per raccogliere e gestire i consensi dei clienti per attività promozionali, come l’invio di newsletter, le chiamate telefoniche, la comunicazione di dati a terzi per scopi di profilazione e marketing, oltre alla profilazione diretta dei dati. È cruciale che il consenso sia espresso direttamente dai clienti, i quali non sono obbligati a firmare documenti per confermare tale consenso. È fondamentale ricordare che i clienti hanno il diritto di revocare il loro consenso in qualsiasi momento.
Questi servizi sono strutturati per assicurare che tutte le parti coinvolte siano correttamente informate e che l’agenzia operi in conformità con le normative vigenti sulla privacy.
DokiCasa si avvale di Professionisti specializzati per ogni servizio erogato. Oltre alla possibilità di poter usufruire del servizio, infatti, DokiCasa offre assistenza e consulenza. Inoltre, i moduli ed i servizi vengono costantemente aggiornati.
È possibile delegare un esterno ad occuparsi del trattamento dei dati, e dunque nominarlo responsabile del trattamento, ma la titolarità rimane in capo a chi ha acquisito il dato. A quel punto, occorre però per norma seguire la catena di comunicazioni tra il titolare, i responsabili e tutti i sub-responsabili: il titolare deve essere in grado di capire in qualunque momento dove si trova il dato del cliente e di cancellarlo dietro richiesta del cliente.
Il Titolare del trattamento dei dati deve far sottoscrivere al cliente l’autorizzazione al trattamento dei dati, deve gestirla nel modo corretto, deve aver definito un modello organizzativo pratico in azienda per stabilire chi si occupa di che cosa, deve aver stabilito a priori quelle che sono le misure minime di sicurezza all’interno dell’agenzia immobiliare, oltre che aver nominato il collaboratore responsabile del trattamento fornendogli le informazioni per iscritto.
Nel caso in cui un agente immobiliare si trovasse a trattare i dati di un cliente trasferiti da parte di un’agenzia collaborativa, quest’ultima dovrà sottoporgli un contratto di responsabilità limitatamente a quello specifico cliente, o generico in caso di collaborazione continua. A quel punto, il responsabile del trattamento agirà su quel cliente o tramite gli autorizzati internamente alla propria agenzia, o direttamente, o tramite i sub-responsabili del trattamento. L’importante è che il titolare del trattamento venga informato dal responsabile del percorso dei dati personali trasmessi.
Quando si riceve invece un trasferimento di dati personali da parte di un portale di annunci immobiliari l’autorizzazione al trattamento dei dati è in capo al portale stesso, che ha acquisito in origine i dati ed è dunque il titolare del trattamento degli stessi. In questo caso, l’agente immobiliare può agire senza presentare alcun tipo di informativa ai clienti, ma è ovvio che dovrà trattare i dati ricevuti esclusivamente per le finalità per cui i dati gli sono stati trasmessi. Quando e se il lead ricevuto si trasforma in contatto e dunque potrebbe diventare un potenziale cliente, sarebbe opportuno fargli firmare anche la propria informativa. Attenzione però al caso inverso, ovvero quello in cui volessimo trasferire i contatti in nostro possesso a terzi, come dei colleghi, a procacciatori d’affari e collaboratori, ad MLS: bisogna tenere presente che in questo caso, per il passaggio dei contatti, è necessario che questi abbiano dato il proprio consenso al trasferimento dei propri dati a soggetti terzi. Dunque, occhio sempre alla finalità del trattamento!
Non c’è un monte ore stabilito. Si può parlare però della formazione alla quale gli Agenti Immobiliari si possono sottoporre per essere aggiornati in materia. Il consiglio è quello di dedicare tutto il tempo necessario per essere aggiornati relativamente agli adempimenti burocratici in tema di privacy.