Firmato il contratto, parte il conto alla rovescia. Trenta giorni per la registrazione, 48 ore per la cessione di fabbricato, comunicazioni all’amministratore, ricevute e dichiarazioni: tutti gli adempimenti aggiornati al 2026, non solo Agenzia delle Entrate.
- 01La registrazione del contratto entro 30 giorni
- 02La cessione di fabbricato in Questura per inquilini extra-UE
- 03La comunicazione all’amministratore di condominio
- 04Deposito cauzionale e ricevute di affitto
- 05Aspetti fiscali: cedolare secca o IRPEF in dichiarazione
- 06Comunicazioni di legge durante il rapporto
- 07L’errore più comune: pensare che la registrazione basti
Firmare un contratto di locazione è solo il primo passo. Da quel momento parte una serie di adempimenti che il locatore deve completare entro scadenze precise: alcuni gravano solo su di lui, altri coinvolgono il conduttore, altri ancora si trascinano per tutta la durata del contratto. Sbagliarne uno significa, nella migliore delle ipotesi, ricevere una sanzione amministrativa; nella peggiore, vedersi contestare la validità del contratto stesso.
Questa è la checklist completa aggiornata al 2026: non solo la registrazione all’Agenzia delle Entrate, ma tutto il resto che spesso viene dimenticato. Per la procedura passo passo della registrazione abbiamo una guida operativa registrazione dedicata, con modulistica e tempistiche.
La registrazione del contratto entro 30 giorni
È l’adempimento principale e il più sanzionato. Il contratto di locazione deve essere registrato presso l’Agenzia delle Entrate entro 30 giorni dalla data di stipula o, se anteriore, dalla data di decorrenza. L’obbligo è solidale: ricade sia sul locatore sia sul conduttore, ma in pratica se ne occupa quasi sempre il proprietario.
La modalità ordinaria di registrazione è online tramite il modello RLI, da trasmettere con i servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate o tramite intermediario abilitato. In allegato vanno copia del contratto firmato, dati catastali dell’immobile e ricevuta di pagamento delle imposte.
Imposte dovute in regime ordinario
- Imposta di registro: 2% del canone annuo (oppure 2% del 70% del canone se il contratto è di durata superiore e si applica la riduzione prevista per immobili abitativi)
- Imposta di bollo: 16 euro ogni quattro facciate o ogni 100 righe
- Si versa annualmente o in unica soluzione per tutta la durata del contratto, con sconto del 4,5% a chi paga in anticipo
Imposte dovute in cedolare secca
Chi opta per la cedolare secca è esente da imposta di registro e imposta di bollo per tutta la durata del contratto. Resta solo la dichiarazione di opzione sul modello RLI al momento della registrazione.
La cessione di fabbricato in Questura per inquilini extra-UE
Se il conduttore è cittadino di un Paese non appartenente all’Unione Europea o apolide, il locatore deve presentare la cessione di fabbricato all’autorità di pubblica sicurezza entro 48 ore dalla consegna delle chiavi. È un adempimento separato dalla registrazione e va fatto a parte.
La comunicazione si presenta tramite il portale Alloggiati Web della Polizia di Stato oppure di persona al Commissariato competente. Vanno indicati dati anagrafici di locatore e conduttore, estremi del contratto, dati catastali dell’immobile e copia del passaporto del conduttore. Per i dettagli sul codice fiscale e sui documenti dell’inquilino straniero vedi la guida al codice fiscale per inquilino straniero.
La sanzione per omessa comunicazione va da 160 a 1.100 euro ed è prevista dall’articolo 12 del D.L. 59/1978.
La comunicazione all’amministratore di condominio
Spesso dimenticata, è invece prevista dall’articolo 1130 n. 6 del Codice Civile. Il locatore deve comunicare all’amministratore di condominio i dati del conduttore (nome, cognome, codice fiscale, residenza) entro 60 giorni dalla decorrenza del contratto, in modo che l’anagrafe condominiale resti aggiornata.
La comunicazione si fa via PEC, raccomandata o consegna a mano con ricevuta. La mancata comunicazione comporta una sanzione amministrativa fino a 200 euro a carico del proprietario, oltre al rischio di contestazioni in caso di assemblee condominiali e ripartizioni spese.
Deposito cauzionale e ricevute di affitto
Il deposito cauzionale è disciplinato dall’articolo 11 della Legge 392/1978: massimo 3 mensilità di canone, da restituire al termine del contratto con gli interessi legali maturati anno per anno. Il proprietario deve rilasciare al conduttore ricevuta scritta dell’avvenuto versamento, con data, importo e causale.
Per ogni canone mensile incassato, la ricevuta è facoltativa per legge ma fortemente consigliata: serve come prova del pagamento in caso di contestazioni e come documento giustificativo in dichiarazione dei redditi. Se l’inquilino paga in contanti per importi superiori a 1.000 euro, scattano le limitazioni della normativa antiriciclaggio: meglio bonifico tracciato.
Tabella riepilogativa adempimenti, scadenze e sanzioni
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Modulistica, tempistiche, modalità di pagamento delle imposte: la procedura passo passo per registrare il contratto online in autonomia o tramite il nostro team.
Vai alla guida registrazioneAspetti fiscali: cedolare secca o IRPEF in dichiarazione
I canoni di locazione sono redditi fondiari da dichiarare ogni anno. Il locatore ha due alternative:
- Regime ordinario IRPEF: i canoni si sommano agli altri redditi e sono tassati con le aliquote progressive. Sono deducibili spese e oneri secondo le regole ordinarie. La base imponibile è il maggiore tra il 95% del canone annuo e la rendita catastale rivalutata
- Cedolare secca: aliquota fissa del 21% (o 10% per i contratti a canone concordato nei comuni ad alta tensione abitativa). Esonera da imposta di registro e bollo, ma rinuncia ad aggiornamento ISTAT del canone per la durata del contratto
L’opzione si esercita in fase di registrazione tramite il modello RLI e va confermata nelle annualità successive. La scelta non è banale: dipende dall’aliquota IRPEF marginale del proprietario, dalla durata del contratto e dalla presenza di altri immobili. Vale la pena fare il conto prima di decidere.
Comunicazioni di legge durante il rapporto
Gli adempimenti non finiscono al 30esimo giorno. Durante la vita del contratto altri eventi attivano nuove comunicazioni obbligatorie:
- Adeguamento ISTAT: in regime ordinario, il canone si rivaluta annualmente in base alla variazione dell’indice ISTAT FOI (al 75% per i contratti abitativi). La richiesta di aggiornamento deve essere comunicata al conduttore con preavviso scritto. In cedolare secca, l’aggiornamento è esplicitamente vietato
- Proroga del contratto: il rinnovo automatico (4+4, 3+2, transitori) o la proroga su accordo richiede comunicazione all’Agenzia delle Entrate sul modello RLI entro 30 giorni dalla scadenza, con eventuale versamento dell’imposta di registro per la nuova annualità
- Recesso del conduttore: se l’inquilino esercita il recesso anticipato per gravi motivi, deve dare disdetta scritta con almeno 6 mesi di preavviso. Il locatore comunica la cessazione anticipata all’Agenzia delle Entrate entro 30 giorni
- Risoluzione consensuale: anche la chiusura concordata va comunicata all’Agenzia delle Entrate sul modello RLI entro 30 giorni, con versamento dell’imposta di registro fissa di 67 euro
Per ciascuno di questi eventi, in regime ordinario è dovuta l’imposta di registro per la nuova annualità o per la risoluzione; in cedolare secca, il proprietario è esonerato.
L’errore più comune: pensare che la registrazione basti
Nella nostra esperienza con oltre 50.000 utenti, l’errore ricorrente del proprietario alle prime locazioni è considerare la registrazione del contratto come l’unico adempimento. Quando arriva la lettera dell’amministratore che chiede i dati del conduttore o la verifica della Polizia su un inquilino extra-UE non comunicato, è già tardi. La checklist completa serve proprio a evitare queste sorprese: registrazione, cessione di fabbricato, comunicazione amministratore, ricevute, dichiarazione dei redditi. Tutto, non solo Agenzia delle Entrate.
- Registrazione del contratto entro 30 giorni: sanzioni dal 120% al 240% dell’imposta in caso di omissione
- Cessione di fabbricato in Questura entro 48 ore se l’inquilino è extra-UE
- Comunicazione all’amministratore di condominio entro 60 giorni dalla decorrenza
Le domande sugli adempimenti del contratto di locazione
Cosa succede se non registro il contratto entro 30 giorni?
L’omessa o tardiva registrazione comporta una sanzione amministrativa dal 120% al 240% dell’imposta dovuta, con importo minimo. Inoltre il contratto è considerato nullo: il proprietario non può agire in giudizio per il pagamento del canone, e il conduttore può chiedere la riduzione del canone al triplo della rendita catastale. È possibile sanare in ravvedimento operoso pagando una sanzione ridotta in funzione del ritardo, ma prima parte la registrazione meglio è. Il nostro servizio di registrazione gestisce la pratica entro le 48 ore dall’invio del contratto firmato.
La cessione di fabbricato serve anche per cittadini UE?
No, la cessione di fabbricato è obbligatoria solo per cittadini extra-UE e apolidi, mentre per cittadini italiani e UE l’adempimento non si applica. Resta tuttavia consigliabile, in alcune realtà locali, una comunicazione informativa al Commissariato competente, soprattutto per contratti brevi o turistici. Il riferimento normativo è l’articolo 12 del D.L. 59/1978, che parla esplicitamente di stranieri non appartenenti all’Unione Europea. Per gli inquilini UE basta quindi la registrazione del contratto, senza ulteriori comunicazioni di pubblica sicurezza.
Quando devo comunicare il nuovo inquilino all’amministratore?
Entro 60 giorni dalla decorrenza del contratto, secondo l’articolo 1130 n. 6 del Codice Civile, che impone all’amministratore di tenere aggiornato il registro di anagrafe condominiale. La comunicazione del proprietario contiene generalità complete del conduttore, codice fiscale, residenza e durata del contratto. Si invia tramite PEC all’amministratore o raccomandata con ricevuta di ritorno. La mancata comunicazione comporta una sanzione fino a 200 euro a carico del proprietario, oltre alle spese di accertamento dell’amministratore se si attiva per recuperare i dati autonomamente. È un adempimento spesso ignorato ma normativamente rilevante.
Posso scegliere la cedolare secca anche dopo la registrazione?
Sì, l’opzione per la cedolare secca può essere esercitata anche in annualità successive alla prima, presentando il modello RLI all’Agenzia delle Entrate entro il termine di pagamento dell’imposta di registro per la nuova annualità (30 giorni dalla scadenza dell’annualità precedente). Una volta scelta, la cedolare vincola per tutta l’annualità: non si può cambiare regime in corso d’anno, ma si può uscire dal regime alla scadenza dell’annualità successiva, tornando al regime ordinario. Attenzione: per attivare la cedolare il proprietario deve preventivamente comunicare al conduttore, con raccomandata, la rinuncia all’aggiornamento ISTAT del canone per la durata residua del contratto.
Chi paga l’imposta di registro: locatore o conduttore?
L’imposta di registro è dovuta in solido da locatore e conduttore: l’Agenzia delle Entrate può chiederla a entrambi indistintamente. La consuetudine, però, è che si dividano al 50%, con il locatore che anticipa il versamento e poi addebita la metà al conduttore tramite raccomandata o nota a margine del contratto. La ripartizione 50/50 non è imposta dalla legge: le parti possono pattuire diversamente nel contratto stesso, ad esempio caricando l’imposta interamente sul locatore o sul conduttore. In regime di cedolare secca, l’imposta non è dovuta e quindi il problema non si pone.
Devo comunicare all’Agenzia delle Entrate la disdetta del contratto?
Sì. Sia la disdetta a scadenza naturale, sia il recesso anticipato del conduttore, sia la risoluzione consensuale richiedono comunicazione all’Agenzia delle Entrate tramite modello RLI entro 30 giorni dall’evento. In regime ordinario è dovuta l’imposta di registro fissa di 67 euro per la risoluzione anticipata; in cedolare secca non è dovuta nessuna imposta. La comunicazione è importante perché evita che l’Agenzia consideri il contratto ancora attivo e quindi pretenda l’imposta di registro per le annualità successive. Se non si comunica, in caso di accertamento l’omissione comporta sanzioni dal 120% al 240% dell’imposta dovuta sull’annualità non versata.
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